Cómo organizar una fiesta del personal sin improvisar

Una fiesta del personal se organiza mejor siguiendo un orden claro: primero se cierran la fecha y el lugar, después se confirma quién asistirá y, por último, se ajustan comida, actividades y montaje. La cifra definitiva de asistentes condiciona el catering, las mesas, las sillas, la vajilla y las bebidas. También conviene recoger las alergias con tiempo y dejar por escrito quién se encarga de cada parte. Así evitas comprar de más, preparar un menú incompleto o descubrir el día del evento que falta un micrófono.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar la reserva
3
Elaborar la lista de invitados
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Llamar de seguimiento a las inscripciones
9
Determinar el número definitivo
2 personas
10
Pedir el catering
2 personas
11
Ajustar la música
12
Elegir actividades
2 personas
13
Reunir el material de juego
2 personas
14
Pedir decoración
15
Comprobar el menú
2 personas
16
Comunicar las alergias al catering
17
Elaborar el programa
2 personas
18
Hacer la distribución de tareas
2 personas
19
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
20
Hacer el cartel de bienvenida
21
Crear la lista de reproducción
22
Comprobar la presentación
2 personas
23
Imprimir las reglas del juego
24
Comprobar el inventario
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar aperitivos
3 personas
28
Confirmar la hora del catering
29
Recoger las llaves del recinto
30
Inspeccionar el lugar
2 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
3 personas
33
Montar el buffet
3 personas
34
Montar la barra
2 personas
35
Preparar la vajilla
2 personas
36
Colocar los cubiertos
2 personas
37
Preparar los vasos
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Instalar la iluminación
2 personas
40
Conectar la música
2 personas
41
Preparar las presentaciones
2 personas
42
Colocar los tarjeteros
43
Comprobar los baños

Evento

44
Atender la mesa de bienvenida
2 personas
45
Recibir a los invitados
2 personas
46
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Anunciar el programa
49
Coordinar la actividad de equipo
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Abrir el buffet
2 personas
52
Servir el bufé
3 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Servir café y té
2 personas
56
Servir el postre
2 personas
57
Coordinar el momento de fotos
58
Coordinar la entrega de premios
2 personas
59
Coordinar la música y el baile
2 personas
60
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
62
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

63
Cerrar comida y bebida
2 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Recoger los vasos
2 personas
68
Clasificar residuos
2 personas
69
Desmontar mesas y sillas
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar la cocina
2 personas
72
Limpiar la sala
3 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
75
Recoger los materiales de alquiler
2 personas
76
Devolver el material alquilado
2 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas
78
Guardar los objetos perdidos
79
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Perchero
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 70
Copas de cervezacant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Cubiertoscant. 60

Decoración

Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Decoraciones de mesacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Cartel de bienvenida
Accesorios para fotoscant. 20
Premioscant. 6

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables de cargacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Teterascant. 2

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de piecant. 2
Linternas a pilascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cucharillas para heladocant. 2
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Bandejascant. 6

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12

Material deportivo

Cintas del equipocant. 10
Conoscant. 12
Tarjetas de tareascant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la reserva antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para reunir respuestas, confirmar el aforo y contratar el catering.
Pide las inscripciones junto con las preferencias dietéticas y las alergias. Haz una llamada de seguimiento a quienes no respondan 10 días antes de fijar el número definitivo.
Calcula el montaje según el programa: mesas y sillas para la comida, mesas de buffet para servir y un perchero y papeleras en zonas accesibles. Comprueba el inventario una semana antes y haz entonces la compra que falte.
Prueba la parte técnica antes de la llegada del personal. Comprueba la presentación, el portátil, los altavoces Bluetooth, el micrófono y su soporte al menos 2 horas antes del inicio.
Prepara la bienvenida y las actividades con antelación: coloca las tarjetas con nombres, imprime las reglas del juego y separa los premios y los accesorios para fotos. Asigna cada tarea a una persona concreta en el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta del personal?: Empieza unas 6 semanas antes si necesitas reservar un lugar y pedir catering. El número definitivo de asistentes debería quedar cerrado entre 7 y 10 días antes, para poder ajustar el menú y la distribución.
¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes al catering?: Confírmalo entre 7 y 10 días antes de la fiesta, después de revisar las inscripciones y llamar a quienes no hayan respondido. Comunica en ese momento todas las alergias y preferencias dietéticas.
¿Qué se suele olvidar en una fiesta del personal?: Suelen olvidarse las tarjetas con nombres, el cartel de bienvenida, las reglas impresas de los juegos y los premios. Haz una comprobación del inventario 7 días antes y otra revisión final el día anterior.
¿Cuándo se prepara la música y el equipo audiovisual?: Crea la lista de reproducción y comprueba la presentación al menos 3 días antes. Haz una prueba completa del portátil, los altavoces Bluetooth, el micrófono y el soporte 2 horas antes de que lleguen los invitados.

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