Zo organiseer je een personeelsavond zonder last-minute stress

Begin een personeelsavond niet met versiering of boodschappen, maar met de datum, locatie en verwachte opkomst. Daarna leg je de aanmeldingen, dieetwensen en het programma vast. Werk vervolgens toe naar één definitieve gastenlijst en een boodschappen- en indelingsplan. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw: tafels, stoelen, buffet, drank, techniek en naamkaartjes moeten klaarstaan voordat de eerste collega binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie reserveren
5
Muziek en apparatuur reserveren
6
Definitieve gastenlijst maken
7
Menu en dieetlijst maken
2 personen
8
Boodschappenlijst opstellen
9
Tafelschikking bepalen
10
Programma afdrukken
11
Naamkaartjes maken
12
Locatie en toegang bevestigen
13
Materialen controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Groenten en fruit wassen
2 personen
17
Dessert voorbereiden
2 personen
18
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
19
Salades voorbereiden
3 personen
20
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Tafels opstellen
3 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Buffet- en dranktafels plaatsen
2 personen
25
Tafels dekken
3 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
28
Naamkaartjes neerleggen
29
Buffet uitserveren
3 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

31
Gasten ontvangen
2 personen
32
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
33
Programma toelichten
34
Hapjes serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen
2 personen
36
Buffet openen
2 personen
37
Buffet warm houden
2 personen
38
Buffet aanvullen
2 personen
39
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
40
Dessert serveren
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Afscheid en garderobe begeleiden
2 personen

Nazorg

43
Muziek uitschakelen
44
Etensresten veilig opbergen
2 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Versiering verwijderen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Materialen controleren en inpakken
2 personen
51
Apparatuur retourneren
2 personen
52
Afval wegbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Tafellinnenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Koffielepelsaantal 45
Eetbesteksetsaantal 50
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Naamkaartjesaantal 45
Menukaartenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakspraysaantal 3
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de uitnodiging meteen om aanwezigheid en dieetwensen. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 14 dagen voor de avond, zodat je daarna het menu, de tafelschikking en de hoeveelheden definitief kunt maken.
Plan de locatiecontrole uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer toegang, stroompunten, geluidsapparatuur en de plek voor garderoberekken; een ontbrekend verlengsnoer of een afgesloten ruimte los je op de dag zelf moeilijk op.
Maak één draaiboek met tijden voor openen, opbouwen, eten en het programma. Reserveer minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, buffet- en dranktafels, en test de draadloze microfoon en luidsprekers vóór ontvangst van de gasten.
Koel dranken niet pas bij aankomst. Zet water, frisdrank en wijn enkele uren vooraf koud en gebruik koelboxen voor wat niet in de koelkast past; waterkannen op tafel voorkomen extra drukte bij het buffet.
Leg servies en bestek per eetmoment klaar en houd serveerbestek apart van eetbestek. Zet naamkaartjes en het afgedrukte programma vóór de opening op hun plaats, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een personeelsavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de datum, locatie en uitnodigingen. Leg dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor de avond vast, zodat menu en inkopen nog kunnen worden aangepast.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst maken?: Maak de definitieve lijst ongeveer 14 dagen vooraf, na de sluitingsdatum voor aanmeldingen. Gebruik die lijst voor naamkaartjes, tafelschikking, menu en het aantal benodigde borden, glazen en stoelen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een personeelsavond op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een zaal met tafels, stoelen, buffet, dranktafel en techniek. Open de locatie minstens 2 uur voor de ontvangst als je ook warme gerechten, koffieapparaten en decoratie moet plaatsen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een personeelsavond verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze nog één keer bij het sluiten van de aanmeldingen. Zet de definitieve dieetlijst uiterlijk 7 dagen vooraf naast het menu, zodat keuken en bediening dezelfde informatie gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.