Organiser une soirée du personnel, étape par étape

Pour une soirée du personnel, commencez par fixer le lieu, le nombre d’invités et les contraintes alimentaires avant de choisir le menu. Les inscriptions servent ensuite à établir une liste définitive et à prévoir les tables, les chaises, la vaisselle et les boissons. La veille, préparez ce qui se conserve, refroidissez les boissons et vérifiez le matériel. Le jour J, prévoyez au moins deux heures pour installer la salle, le buffet, le café et les équipements audio avant l’arrivée des collègues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Enregistrer les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver le lieu
5
Réserver la musique et le matériel
6
Établir la liste définitive des invités
7
Établir le menu et la liste des régimes
2 personnes
8
Établir la liste de courses
9
Définir la disposition des tables
10
Imprimer le programme
11
Créer des badges nominatifs
12
Confirmer le lieu et l’accès
13
Vérifier le matériel
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
17
Préparer le dessert
2 personnes
18
Préparer le pain et les garnitures
2 personnes
19
Préparer les salades
3 personnes
20
Préparer les plats chauds
3 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les tables du buffet et des boissons
2 personnes
25
Dresser les tables
3 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
28
Déposer les badges nominatifs
29
Servir le buffet
3 personnes
30
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

31
Accueillir les invités
2 personnes
32
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Ouvrir le buffet
2 personnes
37
Maintenir le buffet au chaud
2 personnes
38
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
40
Servir le dessert
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Accompagner les adieux et le vestiaire
2 personnes

Suivi

43
Couper la musique
44
Conserver les restes alimentaires en toute sécurité
2 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Retirer la décoration
2 personnes
49
Nettoyer le lieu
3 personnes
50
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
51
Retourner le matériel
2 personnes
52
Évacuer les déchets

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à dessertqté 50
Tasses à caféqté 45
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Cuillères à caféqté 45
Sets de couvertsqté 50
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Louchesqté 8
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 45
Cartes de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sprays nettoyantsqté 3
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de recueillir les régimes alimentaires.
Ne commandez pas le repas avant d’avoir établi la liste définitive des invités. Notez séparément les allergies, les régimes végétariens et les autres besoins alimentaires afin d’éviter une vérification improvisée au buffet.
Réservez le lieu et la musique dès que la date est choisie, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez ensuite l’accès, les horaires d’ouverture et les prises électriques au plus tard une semaine avant.
Préparez le plan de salle avant l’installation : comptez les tables, les chaises, les tables de buffet et l’espace nécessaire pour circuler. Gardez une zone distincte pour les boissons afin d’éviter les files devant le repas.
Le jour J, ouvrez le lieu environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet et les boissons ; vérifiez ensuite les rallonges, multiprises, haut-parleurs et micro avant de dresser les tables.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée du personnel ?: Prévoyez 4 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer la musique et envoyer les invitations. Gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, le menu, les achats et les confirmations.
Quand demander les régimes alimentaires des invités ?: Demandez-les dès l’invitation et fixez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant la soirée. Faites la liste définitive des besoins alimentaires avant de finaliser le menu et les courses.
À quelle heure faut-il commencer l’installation le jour J ?: Ouvrez le lieu environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Comptez au minimum 2 heures pour les tables, les chaises, le buffet, les boissons, la vaisselle et les tests du matériel audio.
Que faut-il vérifier avant une soirée du personnel ?: Une semaine avant, confirmez l’accès au lieu, les horaires et le matériel réservé. Le jour J, contrôlez les rallonges, multiprises, haut-parleurs, micro, machines à café et dispositifs de maintien au chaud avant l’arrivée du groupe.

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