Checklist voor een pelgrimstocht per fiets

Een pelgrimstocht per fiets vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Leg eerst afstand, start- en eindlocatie en rustpunten vast; daarna volgen deelnemers, begeleiding, routebestanden en materiaal. Denk ook aan offline navigatie, noodcontacten en een plan voor pech of slecht weer. Met deze checklist werk je stap voor stap toe naar een tocht waarbij iedereen weet waar hij moet zijn, wat hij moet meenemen en wie onderweg aanspreekbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Rustpunten reserveren
Pelgrimslocatie informeren
Verzekering controleren
Vergunningen controleren
Deelnemerslijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Routebestanden voorbereiden
2 personen
Route bewegwijzering maken
2 personen
Fietscontrole-instructies maken
Vrijwilligers indelen
Rijbegeleiders instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersaantallen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Fietsen en materialen verzamelen
2 personen
Route offline opslaan
2 personen
Deelnemerspakket samenstellen
3 personen
Fietsen technisch controleren
2 personen
Banden en remmen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunchpakketten klaarmaken
3 personen
Startlocatie inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpunt voorbereiden
3 personen
EHBO- en reparatieset klaarleggen
Vrijwilligersbriefing houden
4 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Welkomstwoord geven
Veiligheidsinstructies geven
Pelgrimsstempel uitdelen
Groep laten vertrekken
3 personen
Rijbegeleiding uitvoeren
4 personen
Routeborden controleren
2 personen
Rustpunt openen
3 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fietsen tijdelijk stallen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Fietspech ondersteunen
2 personen
Fotomoment begeleiden
Aankomst registreren
2 personen
Warme maaltijd serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pelgrimsritueel begeleiden
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

Routeborden ophalen
3 personen
Fietsen en materialen inladen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Rustpunt schoonmaken
2 personen
Materiaal terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende fietsen retourneren
2 personen
Routeborden opslaan
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Fietsenrekkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Luidspreker

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 8
Multitoolsaantal 6
Fietsverlichtingenaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 12
Helmenaantal 6
Spanbandenaantal 8
Fietsslotenaantal 10
Routekaarthoudersaantal 8
Reflecterende routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 20
Pionnenaantal 20
Nooddekensaantal 10
Pelgrimstempelsaantal 2
Stempelkaartenaantal 50
Polsbandjesaantal 60
Routekaartenaantal 60
Clipboardsaantal 4
Pennenaantal 20
Naamstickersaantal 60
Pechformulierenaantal 30
Noodcontactkaartenaantal 60

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Koelelementenaantal 30
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Lunchzakjesaantal 60

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletpapieraantal 24

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rustpunten niet alleen op afstand, maar ook op capaciteit. Controleer vooraf of er plek is voor fietsen, klaptafels en deelnemers en regel water, koffie en dieetwensen tijdig.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk één week vooraf. Vermeld de routeafstand, starttijd, fietscontrole, kledingadvies, noodnummer en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Sla routebestanden minimaal één dag vooraf offline op op alle telefoons of navigatieapparaten. Neem daarnaast routekaarthouders, routeborden en reflecterende routepijlen mee voor plekken zonder bereik.
Laat fietsen en materiaal uiterlijk de dag ervoor controleren. Test banden, remmen en verlichting en leg per groep een fietspomp, reservebinnenbanden, bandenlichters en een multitool klaar.
Wijs rijbegeleiders en vrijwilligers uiterlijk 48 uur vooraf toe. Geef hen portofoons of telefoonnummers, een deelnemerslijst, noodcontacten en duidelijke afspraken over wachten, afslaan en pech.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pelgrimstocht per fiets organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en rustpunten. Reserveer locaties en controleer verzekering of vergunningen zodra de route en groepsgrootte bekend zijn.
Hoeveel rustpunten heb je nodig tijdens een fietspelgrimstocht?: Plan doorgaans elke 20 tot 30 kilometer een rustpunt, afhankelijk van conditie, hoogteverschil en weersverwachting. Reserveer per rustpunt voldoende ruimte voor fietsen en reken extra tijd voor stempelen, drinken en eventuele pech.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek en bevestig deelnemersaantallen 2 tot 3 dagen vooraf. Verzamel vóór die bevestiging ook dieetwensen en noodcontacten.
Wat neem je mee voor pech onderweg met een groep fietsers?: Neem per begeleidingsgroep minimaal een fietspomp, reservebinnenbanden, bandenlichters en een multitool mee. Voor een grotere groep zijn ook een reservefiets, powerbanks, portofoons en nooddekens verstandig; controleer dit uiterlijk de dag voor vertrek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.