Checklist voor het organiseren van een pelgrimstocht

Een pelgrimstocht organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf toestemming, rustpunten, vervoer, begeleiding en een maaltijd die na uren wandelen klaarstaat. Deelnemers hebben tijdig route-informatie nodig, terwijl je op de dag zelf moet kunnen communiceren en snel hulp bieden. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te plannen, van routeverkenning en inschrijvingen tot warme drank, bewegwijzering en de laatste veiligheidscontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en rustpunten vastleggen
2 personen
Route vooraf volledig verkennen
3 personen
Toestemming voor route aanvragen
Start- en eindlocatie reserveren
Maaltijdlocatie reserveren
Pendelveervoer reserveren
EHBO-begeleiding vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Routebegeleiders werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Route-informatie versturen
Groepen en begeleiders indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Routekaarten en deelnemerslijsten printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routepijlen en informatieborden maken
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Walkietalkies opladen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Broodmaaltijd voorbereiden
3 personen
Soep en warme drank voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Materiaal naar startlocatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Rustpunten bevoorraden
4 personen
Route markeren
4 personen
Weersverwachting en route controleren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Wandelgroepen laten vertrekken
4 personen
Wandelgroepen begeleiden
8 personen
Rustpunten bemannen
4 personen
Water en fruit uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomst bij eindlocatie begeleiden
4 personen
Soep en broodmaaltijd serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Slotmoment begeleiden
2 personen
Deelnemers naar vervoer begeleiden
3 personen

Nazorg

Servies en keukenmateriaal verzamelen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Routeaanduidingen verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Herbruikbaar materiaal reinigen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Dankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Diepe bordenaantal 60
Platte bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Soepketelsaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Walkietalkiesaantal 8
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Mobiele telefoonaantal 2
Routepijlenaantal 40
Informatiebordenaantal 8
Routekaartenaantal 60
Klembordenaantal 4
Stiftenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 20
EHBO-kofferaantal 2
Nooddekensaantal 10

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 12

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route vooraf en noteer per etappe de rustpunten, toiletten en lastige passages. Plan ook een alternatief voor een afgesloten pad of slecht begaanbaar stuk.
Leg toestemming, start- en eindlocatie en de maaltijdlocatie vroeg vast. Regel pendelvervoer uiterlijk enkele weken voor de tocht, zodat deelnemers niet na afloop zonder terugrit zitten.
Open het aanmeldformulier ruim voor de tocht en verzamel dieetwensen bij de inschrijving. Maak daarna groepen met routebegeleiders en stuur route-informatie uiterlijk één week vooraf.
Controleer vlak voor vertrek alle bewegwijzering en communicatie: routepijlen, informatieborden, routekaarten, walkietalkies, megafonen en opgeladen powerbanks. Gebruik reflecterende hesjes voor herkenbare begeleiding.
Werk met een uitgifteplanning voor de maaltijd. Zet brood, soep en warme drank vooraf klaar en verpak dieetmaaltijden apart, zodat je bij aankomst niet voor tientallen deelnemers tegelijk hoeft uit te zoeken wat zij kunnen eten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een pelgrimstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route verkennen, toestemming aanvragen, locaties en pendelvervoer reserveren en voldoende routebegeleiders werven.
Hoeveel routebegeleiders heb ik nodig voor een pelgrimstocht?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de route, maar plan minimaal één begeleider per groep en extra ondersteuning bij splitsingen of kwetsbare passages. Maak de groepsindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt.
Wanneer stuur ik de route-informatie naar deelnemers?: Stuur de route, starttijd, praktische afspraken en informatie over rustpunten uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo hebben deelnemers nog tijd om vervoer, kleding en eventuele wandelstokken te regelen.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de maaltijd na de pelgrimstocht?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor opbouw en uitgifte, afhankelijk van het aantal deelnemers. Zet broodmaaltijd, soep en warme drank klaar voordat de eerste groep aankomt en houd dieetmaaltijden apart verpakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.