Checklist pour organiser un pèlerinage sans rien oublier

Un pèlerinage demande une préparation coordonnée, surtout si le parcours comprend plusieurs groupes, des pauses et un repas commun. Commence par définir l’itinéraire, repérer chaque tronçon et obtenir les autorisations nécessaires. Les inscriptions, l’accompagnement, les besoins alimentaires et le transport doivent ensuite être suivis dans un même planning. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux cartes, badges, radios, repas et boissons du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les points de repos
2 personnes
Reconnaître l’itinéraire à l’avance dans son intégralité
3 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le lieu du repas
Réserver le transport en navette
Consigner l'accompagnement des premiers secours
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Recruter des accompagnateurs de parcours
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Répartir les groupes et les accompagnateurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Imprimer les cartes du parcours et les listes de participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les flèches de parcours et les panneaux d’information
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Recharger les talkies-walkies
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le repas sur le pouce
3 personnes
Préparer la soupe et les boissons chaudes
3 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Acheminer le matériel vers le lieu de départ
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
Baliser l’itinéraire
4 personnes
Vérifier les prévisions météo et l’itinéraire
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Faire partir les groupes de marche
4 personnes
Encadrer les groupes de marche
8 personnes
Tenir les points de repos
4 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner l’arrivée au lieu final
4 personnes
Servir la soupe et le repas à base de pain
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le moment de clôture
2 personnes
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Retirer les panneaux de parcours
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer le matériel réutilisable
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes creusesqté 60
Assiettes platesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Glacièresqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Téléphone mobileqté 2
Flèches de directionqté 40
Panneaux d'informationqté 8
Cartes d'itinéraireqté 60
Presse-papiersqté 4
Marqueursqté 12
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 20
Trousse de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Lampes frontalesqté 12

Matériel de sport

Gilets réfléchissantsqté 12
Bâtons de marcheqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8

Catering

Courses

Conseils

Repère l’itinéraire dans son intégralité plusieurs semaines avant le départ. Note les points de repos, les passages difficiles, les lieux accessibles aux véhicules et les endroits où les accompagnateurs devront se positionner.
Ne réserve pas seulement le départ et l’arrivée : bloque aussi le lieu du repas et la navette assez tôt. Pour un groupe nombreux, vérifie les horaires, la capacité d’accueil et le temps nécessaire au retour.
Ferme les inscriptions avant la dernière semaine afin de répartir les participants par groupes et de recueillir les besoins alimentaires. Prépare une liste séparée pour les repas adaptés et emporte-les dans des emballages identifiés.
Prévois un exemplaire imprimé des cartes du parcours et des listes de participants pour chaque responsable de groupe. Les badges nominatifs et les panneaux doivent être prêts avant le chargement du matériel, pas le matin même.
Teste les talkies-walkies, les câbles de recharge et les batteries externes la veille. Vérifie aussi les gilets réfléchissants, les lampes frontales, les trousses de premiers secours et les mégaphones avant le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un pèlerinage ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de reconnaître le parcours, demander les autorisations, réserver les lieux et la navette, puis gérer les inscriptions.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un pèlerinage ?: Ferme idéalement les inscriptions 7 jours avant le départ. Tu peux ainsi répartir les groupes, recruter les accompagnateurs et confirmer les quantités de repas, de boissons et de matériel.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour le parcours ?: Répartis les accompagnateurs par groupes et ajoute au moins une personne de réserve pour les imprévus. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours, des points de repos et de l’autonomie des participants.
Quand préparer les repas et les boissons chaudes ?: Fais les courses et refroidis les boissons la veille. Prépare la soupe et les boissons chaudes le jour même, suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’arrivée du premier groupe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.