Checklist Parkinsoninformatiedag organiseren
Een Parkinsoninformatiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt sprekers, aanmeldingen, toegankelijk vervoer en een rustige ontvangst, terwijl techniek en informatiemateriaal klaarstaan voor de start. Begin met datum en locatie, werk daarna via programma en uitnodigingen naar catering en uitvoering toe. Deze checklist helpt je om 73 taken en 62 benodigdheden stap voor stap af te werken, zonder de praktische details voor deelnemers en sprekers te missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Vervoersbehoeften inventariseren
Parkeerinformatie versturen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Infomateriaal sorteren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaal ventileren
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Informatiestands inrichten
4 personen
Podiumhoek inrichten
3 personen
Projector aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Toiletbenodigdheden aanvullen
EHBO-materiaal klaarleggen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening aankondigen
Sprekers begeleiden
Tijdschema bewaken
Microfoons bedienen
Presentaties bedienen
Vragen uit de zaal verzamelen
Infostands bemannen
6 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Bedankje aan sprekers geven
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Infomateriaal inpakken
3 personen
Tafels inklappen
4 personen
Stoelen stapelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankmail versturen
Presentaties delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Registratietafel
- Statafelsaantal 6
- Kleedkamerschermaantal 2
- Rolstoelvriendelijke tafelaantal 2
- Spreekstoel
- Kapstokkenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Presentatieklikker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- USB-sticksaantal 2
- Laptopladersaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Keukenweegschaal
- Serveerkaraffenaantal 8
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 120
- Naambadgehoudersaantal 120
- Informatiebordenaantal 8
- Postersaantal 12
- Folderstandaardsaantal 10
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Notitieblokkenaantal 120
- Achtergrondbanner
- Slingersaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 20
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Batterijlampenaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Papieren handdoekdispenseraantal 3
- Desinfectiezuilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Inventariseer toegankelijkheid en vervoersbehoeften zodra de eerste aanmeldingen binnenkomen. Stuur parkeerinformatie niet pas op de dag zelf, maar uiterlijk enkele dagen vooraf mee.
- Bevestig sprekers schriftelijk en verzamel hun presentaties vóór de laatste technische test. Controleer de bestanden op de laptop en neem een USB-stick als reserve mee.
- Richt de registratie in met een aparte tafel, deelnemerslijst en naamkaartjes. Leg programma’s en infomateriaal klaar vóór de deuren opengaan, zodat de ontvangst niet ophoudt door zoekwerk.
- Plan catering op basis van de definitieve aanmeldingen en verwerk dieetwensen in dezelfde bestelling. Koel dranken vooraf en gebruik serveerschalen, tangen en warmhoudbakken pas nadat je de uitgifte hebt ingericht.
- Test beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoons en luidsprekers in de opstelling waarin ze tijdens de dag worden gebruikt. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, laptopladers en de werking van de presentatieklikker.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Parkinsoninformatiedag organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor programma, sprekers en uitnodigingen; plan de laatste 7 dagen voor bevestigingen, catering en techniek.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een Parkinsoninformatiedag versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de informatiedag. Houd het aanmeldformulier daarna minimaal 2 weken open, zodat je dieetwensen, toegankelijkheid en vervoer kunt verwerken.
- Hoe regel ik toegankelijkheid voor een Parkinsoninformatiedag?
- Vraag bij de aanmelding naar rolstoelgebruik, loopafstand, rustbehoefte en vervoer. Controleer uiterlijk 2 weken vooraf de route, entree, zaalindeling en rolstoelvriendelijke tafel; stuur parkeerinformatie daarna aan alle deelnemers.
- Wanneer moet de techniek van een Parkinsoninformatiedag getest worden?
- Verzamel presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf en doe een volledige test binnen de laatste 48 uur. Controleer op locatie beamer, geluid, microfoons, kabels en reservebestanden opnieuw vóór ontvangst van de deelnemers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!