Checklist pour organiser une journée d’information sur la maladie de Parkinson

Une journée d’information sur la maladie de Parkinson demande une préparation précise, surtout pour l’accueil, l’accessibilité et les interventions. Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist vous aide à suivre les réservations, les besoins des participants, le matériel technique et la mise en place de la salle. Prévoyez aussi un temps spécifique pour tester les présentations et vérifier les déplacements sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Recenser les besoins en transport
Envoyer les infos de parking
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Trier le matériel d’information
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les stands d’information
4 personnes
Aménager le coin scène
3 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Installer la signalétique
2 personnes
Ravitaillement des toilettes
Préparer le matériel de premiers secours
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les badges
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les intervenants
Veiller au planning
Gérer les micros
Animer les présentations
Recueillir les questions de la salle
Tenir les stands d'information
6 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause café
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Remettre un cadeau de remerciement aux intervenants

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel d’information
3 personnes
Replier les tables
4 personnes
Empiler les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un e-mail de remerciement
Partager les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Paravent de logeqté 2
Table accessible en fauteuil roulantqté 2
Pupitre
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Clés USBqté 2
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Balance de cuisine
Carafes de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Panneaux d'informationqté 8
Affichesqté 12
Présentoirs à brochuresqté 10
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Blocs-notesqté 120
Bannière de fond
Guirlandesqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Flèches de signalisationqté 20

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes à batterieqté 6

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Distributeur d’essuie-tout en papierqté 3
Bornes de désinfectionqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les intervenants : le programme dépendra de la disponibilité de la salle, de l’accessibilité et du temps prévu pour chaque intervention.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est suffisamment stable. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires, les aménagements d’accessibilité et les éventuels besoins en transport.
Confirmez les intervenants au moins 7 jours avant la journée et récupérez leurs présentations dans un format utilisable. Prévoyez un ordinateur, un câble HDMI et une clé USB de secours.
Vérifiez l’accessibilité avec des éléments concrets : accès sans marche, largeur des passages, table utilisable en fauteuil roulant et places réservées. Envoyez les informations de parking avant l’événement.
Arrivez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour aérer la salle, installer la table d’inscription, tester les microphones et le vidéoprojecteur, puis refroidir les boissons et préparer les en-cas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée Parkinson ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Laissez ensuite au moins 10 jours pour les relances et le traitement des besoins d’accessibilité, de transport ou d’alimentation.
Quand fermer les inscriptions à une journée d’information sur Parkinson ?: Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser la liste des participants, les badges, le programme imprimé et la commande du catering. Gardez une liste d’attente si la capacité de la salle est limitée.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de régler le son et la projection, de préparer l’accueil et de vérifier les passages accessibles.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée Parkinson ?: La veille, vérifiez le programme final, les présentations, la liste des participants, les badges, les réservations et les informations de parking. Contrôlez aussi les câbles, les chargeurs, les microphones et les quantités de boissons et d’en-cas.

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