Paneldiscussie organiseren: checklist en planning

Een paneldiscussie staat of valt met voorbereiding buiten het podium. Leg eerst thema, doel en rolverdeling vast, regel daarna panelleden, moderator, locatie en techniek. In de laatste week werk je het programma en de vragen uit, verzamel je presentaties en controleer je dieetwensen. Op de dag zelf draait alles om een korte technische test, een duidelijke registratietafel en een ruimte die vóór ontvangst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en doel vastleggen
2 personen
Panelleden benaderen
2 personen
Moderator vastleggen
Locatie reserveren
Techniek reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma opstellen
2 personen
Panelvragen voorbereiden
2 personen
Technische eisen controleren
2 personen
Catering bestellen
Naamkaartjes maken
2 personen
Presentatie verzamelen
Aanmeldlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumopstelling maken
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Panelleden ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Paneldiscussie begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Borrelhapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Techniek afbouwen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 10
Paneltafel
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 5

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-over
Stiftenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 10
Serveerbestekaantal 10

Catering

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 2
Servettenaantal 200
Gebaksplateausaantal 4
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 75
Naamkaartjeshoudersaantal 75
Programmafoldersaantal 75
Bewegwijzeringsbordenaantal 8
Tafelnummersaantal 10
Pennenaantal 30

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4
Serveermessenaantal 4

Tips

Benader panelleden en moderator minimaal 6 weken vooraf. Vraag meteen naar hun functietitel, spreektijd, technische eisen en eventuele presentatie.
Plan uiterlijk 2 weken voor de bijeenkomst een volledige techniekcontrole. Test elke draadloze microfoon, de laptop, beamer, HDMI-kabels en het geluid met de daadwerkelijke opstelling.
Stuur het programma en de praktische informatie 7 dagen vooraf naar deelnemers. Vermeld de aanvangstijd, locatie, registratie en het moment waarop koffie of thee beschikbaar is.
Maak de panelvragen niet pas op de dag zelf. Werk een openingsvraag, minimaal 2 vervolgvragen per panellid en één afsluitende vraag uit; laat de moderator de set uiterlijk 3 dagen vooraf doornemen.
Open de locatie minstens 90 minuten voor aanvang. Gebruik de eerste 30 minuten voor tafels, stoelen en paneltafel, daarna 30 minuten voor beeld en geluid en houd 30 minuten over voor registratie en een laatste controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paneldiscussie organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met panelleden, moderator en locatie. Reserveer techniek en verstuur uitnodigingen zodra datum en programma-opzet vaststaan; plan de definitieve vragen uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een paneldiscussie op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten vóór aanvang. Reserveer daarvan ongeveer 30 minuten voor de zaalopstelling, 30 minuten voor geluid en beeld en 30 minuten voor registratie en een laatste controle.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een paneldiscussie?: Gebruik in de regel één microfoon per spreker en één voor de moderator. Bij vier panelleden zijn dat dus 5 microfoons; test daarnaast minstens één reserve-exemplaar als die beschikbaar is.
Wanneer moet ik de catering voor een paneldiscussie bestellen?: Bestel catering ongeveer 10 tot 14 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst en pas de bestelling daarna definitief aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.