Paneldiskussion organisieren: Checkliste für die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Sprich Panelteilnehmende und Moderation mindestens 6 bis 8 Wochen vorher an. Kläre dabei auch Verfügbarkeit, Rolle, Themenschwerpunkte und technische Anforderungen.
• Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor dem Termin und setze eine Anmeldefrist etwa 5 Tage vorher. So kannst du Teilnehmerzahl, Namensschilder, Sitzplätze und Ernährungswünsche rechtzeitig festlegen.
• Plane für die Technik einen vollständigen Test mindestens 60 Minuten vor Beginn ein. Prüfe jedes Funkmikrofon, den Laptop, Beamer, Projektionsbildschirm, Präsentationsklicker sowie HDMI- und Verlängerungskabel.
• Lege einen konkreten Ablauf mit Begrüßung, Fragerunden und Schlusswort fest. Bereite pro Themenblock mehrere Panelfragen vor und gib der Moderation die Unterlagen spätestens 2 Tage vorher.
• Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Baue Paneltisch, Stühle, Registrierungstisch und Präsentation auf, kühle Getränke und kontrolliere vor dem Start Raum, Namensschilder und Anmeldeliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Paneldiskussion organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Panelteilnehmende, Moderation, Location, Technik, Einladungen und Catering in sinnvoller Reihenfolge planen.

Wann sollte ich die Einladungen zur Paneldiskussion verschicken?

Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Anmeldefrist 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung, damit du Catering, Namensschilder und die Anmeldeliste abschließen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Paneldiskussion?

Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Für den Technikcheck sollten davon mindestens 60 Minuten reserviert sein, damit Mikrofone, Präsentation und Beschallungsanlage einzeln getestet werden können.

Was muss man bei einer Paneldiskussion technisch testen?

Teste mindestens jedes Mikrofon, die Beschallungsanlage, den Laptop, Beamer oder Präsentationsbildschirm, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und den Präsentationsklicker. Führe den vollständigen Test spätestens 60 Minuten vor Beginn mit der Moderation durch.

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