Zo organiseer je een palmpasenviering

Begin met de inhoud van de viering en werk daarna terug vanaf de datum. Stel de liturgie samen, plan voorgangers en muziek, reserveer de kerkzaal en bepaal hoeveel bezoekers je verwacht. Regel vervolgens de palmstokken, uitnodigingen, kinderactiviteit en de gezamenlijke maaltijd. In de laatste week draait het vooral om aantallen, dieetwensen, drukwerk en techniek; op de dag zelf om een rustige opbouw en duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Liturgie samenstellen
2 personen
2
Voorgangers inplannen
2 personen
3
Muziek en liederen kiezen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekersaantal vaststellen
8
Kerkzaal reserveren
9
Palmstokken bestellen
10
Kinderactiviteit voorbereiden
2 personen
11
Palmstokken versieren
4 personen
12
Orde van dienst drukken
13
Liedteksten klaarleggen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Soep voorbereiden
3 personen
16
Gebak en brood klaarzetten
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Toegankelijkheid controleren
2 personen
19
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Collecteschalen klaarzetten

Event

22
Zaal openen
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Altaartafel inrichten
2 personen
25
Palmstokken uitstallen
2 personen
26
Versiering ophangen
3 personen
27
Geluid en muziek aansluiten
2 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
29
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
4 personen
31
Orde van dienst uitdelen
2 personen
32
Palmstokken uitdelen
3 personen
33
Palmpasenprocessie begeleiden
5 personen
34
Palmpasenviering uitvoeren
6 personen
35
Kinderverhaal begeleiden
2 personen
36
Collecte verzorgen
3 personen
37
Koffie en thee serveren
4 personen
38
Soep en brood serveren
5 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Servies verzamelen
3 personen
41
Avondprogramma begeleiden
4 personen
42
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

43
Decoratie verwijderen
3 personen
44
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Afval verzamelen
2 personen
47
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
48
Techniek uitschakelen
2 personen
49
Collectegeld veilig opbergen
2 personen
50
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
51
Materialen terugbrengen
2 personen
52
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 10
Kledingrekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 90
Soepkommenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Soepketelsaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Ovenwantenaantal 4

Decoratie

Palmstokkenaantal 90
Gekleurde lintenaantal 100
Papieren bloemenaantal 120
Altaarkledenaantal 3
Bloemstukkenaantal 4
Kruis

Verlichting

Kaarsenaantal 24
Kandelaarsaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de liturgie, voorgangers en liederen eerst vast. Plan daarna pas het drukken van de orde van dienst en het klaarleggen van liedteksten, zodat wijzigingen niet op het laatste moment tot herdruk leiden.
Bepaal het bezoekersaantal uiterlijk een week vooraf en verwerk dieetwensen direct. Reken daarna servies, soepkommen, glazen, brood en gebak op het definitieve aantal in plaats van op een losse schatting.
Bestel de palmstokken vroeg genoeg om levering en versiering niet op dezelfde dag te laten vallen. Leg linten en papieren bloemen bij elkaar en wijs een apart moment aan voor het versieren.
Test draadloze microfoons en standaards vóór de zaalopbouw. Controleer ook of de techniek werkt op de plek waar de voorganger staat; een test aan de zijkant van de kerkzaal zegt weinig.
Maak op de ochtend zelf een korte volgorde: zaal openen, stoelen opstellen, altaartafel inrichten, palmstokken uitstallen en daarna koffie, soep en dranken klaarzetten. Houd minstens 30 minuten over voor toegangscontrole, toegankelijkheid en onverwachte vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een palmpasenviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de liturgie, voorgangers, muziek en reservering van de kerkzaal. Regel palmstokken, uitnodigingen en de kinderactiviteit uiterlijk 3 weken voor de viering.
Wanneer moet ik het aantal bezoekers voor de palmpasenviering vaststellen?: Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf en tel kinderen en volwassenen apart als dat nodig is voor de kinderactiviteit en maaltijd. Gebruik dat aantal meteen voor soep, brood, gebak, servies en zitplaatsen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerkzaal klaar te zetten?: Plan voor een kleine of middelgrote viering minstens 90 minuten voor openen, stoelen opstellen, de altaartafel inrichten, palmstokken uitstallen en techniek testen. Reserveer daarnaast 30 minuten als buffer voordat bezoekers binnenkomen.
Wat moet ik op de dag van een palmpasenviering als eerste controleren?: Controleer eerst toegang, stoelen, altaartafel en microfoons voordat je eten en drinken afwerkt. Zet de soep ongeveer 30 minuten voor het gezamenlijke moment klaar en houd koffie, water en servies direct bereikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.