Pakjesavond organiseren zonder last-minute stress

Een geslaagde pakjesavond draait om meer dan cadeaus inpakken. Je moet op tijd weten wie komt, welke cadeauafspraken gelden en met hoeveel mensen je eet. Daarna volgen het verzamelen van cadeaus, controleren van gedichten en surprises, boodschappen doen en het klaarzetten van tafels, stoelen en servies. Met deze checklist werk je van de eerste uitnodiging naar een rustige ontvangst, zonder op de avond zelf nog alles te moeten zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en gastenlijst vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Cadeauafspraken bevestigen
Cadeaulabels voorbereiden
Cadeaus verzamelen
2 personen
Cadeaus inpakken
2 personen
Gedichten en surprises controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Soepbasis voorbereiden
Tafelschikking bepalen
Cadeaus per ontvanger sorteren
2 personen
Ruimtes opruimen
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafels dekken
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cadeaus klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Soep opwarmen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Pakjesronde begeleiden
Dranken bijvullen
Avondeten serveren
3 personen
Dessert en koffie serveren
2 personen
Lege glazen en servies ophalen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
Keuken en woonkamer schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verdelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Eettafelsaantal 3
Stoelenaantal 20
Bijzettafelsaantal 2

Servies

Bordenaantal 24
Diepe bordenaantal 24
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Messenaantal 24
Vorkenaantal 24
Lepelsaantal 24
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 3
Soepkommenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Broodmessenaantal 2
Maatbekersaantal 2

Apparatuur

Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Bluetoothspeaker

Decoratie

Tafelkledenaantal 3
Slingersaantal 5
Ledlichtsnoerenaantal 3
Cadeaumandenaantal 3
Naamkaartjeshoudersaantal 20

Schoonmaak

Afwasteil
Herbruikbare vaatdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de cadeauafspraken uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer per persoon het afgesproken bedrag, de ontvanger en of een gedicht of surprise verplicht is.
Verzamel dieetwensen direct met de aanmeldingen en bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor boodschappen, diepe borden, soepkommen, glazen en stoelen.
Pak cadeaus niet alleen in, maar sorteer ze daarna per ontvanger. Leg cadeaulabels en cadeaumanden klaar, zodat je op de avond zelf niet meer hoeft te raden welk cadeau bij wie hoort.
Bereid de soepbasis en hapjes de dag ervoor voor en koel dranken minimaal 4 uur vooraf. Zet serveerschalen, opscheplepels, thermoskannen en een waterkoker op een vaste plek.
Plan de opbouw op de dag zelf in twee blokken: zet tafels, stoelen en versiering minstens 3 uur vooraf klaar en houd het laatste uur vrij voor soep opwarmen, cadeaus klaarzetten en gasten ontvangen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een pakjesavond organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met datum, gastenlijst en cadeauafspraken. Verstuur de uitnodigingen daarna direct en sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor pakjesavond.
Wanneer moet ik cadeaus voor pakjesavond inpakken?: Verzamel de cadeaus uiterlijk 1 week vooraf en pak ze uiterlijk 2 dagen voor de avond in. Controleer gedichten en surprises dan meteen, zodat ontbrekende onderdelen nog geregeld kunnen worden.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor pakjesavond?: Reken voor iedere aangemelde gast op 1 stoel, 1 bord, 1 diep bord of soepkom, 1 glas, 1 vork, 1 mes en 1 lepel. Leg voor soep en koffie enkele extra kommen en kopjes klaar, plus minimaal 2 extra glazen.
Wanneer zet ik de tafel en versiering klaar voor pakjesavond?: Zet tafels, stoelen, tafelkleden en versiering ongeveer 3 uur vooraf klaar. Reserveer het laatste uur voor hapjes, soep, drankjes en het sorteren van de cadeaus per ontvanger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.