Organiser une veillée de la Saint-Nicolas sans rien oublier

Une veillée de la Saint-Nicolas se prépare en plusieurs temps : confirmer les invités, organiser les cadeaux, prévoir le repas et installer la salle. Le nombre final de participants détermine les quantités de soupe, de vaisselle et de places assises. Les cadeaux et les poèmes demandent aussi plus de temps qu’on ne le pense, surtout lorsqu’ils doivent être triés par destinataire. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’à l’accueil des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Définir le nombre final d’invités
Confirmer les modalités des cadeaux
Préparer les étiquettes cadeaux
Rassembler les cadeaux
2 personnes
Emballer les cadeaux
2 personnes
Vérifier les poèmes et les surprises
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer la base de soupe
Définir la disposition des tables
Trier les cadeaux par destinataire
2 personnes
Ranger les espaces
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les cadeaux
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Réchauffer la soupe

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Accompagner la tournée des colis
Réapprovisionner les boissons
Servir le dîner
3 personnes
Servir le dessert et le café
2 personnes
Récupérer les verres et la vaisselle vides
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Collecter et trier les déchets
Nettoyer la cuisine et le salon
2 personnes
Distribuer les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables à mangerqté 3
Chaisesqté 20
Tables d'appointqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 24
Assiettes creusesqté 24
Petits bolsqté 24
Verresqté 30
Tasses à caféqté 24
Couteauxqté 24
Fourchettesqté 24
Cuillèresqté 24
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 3
Bol à soupeqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 2

Équipement

Bouilloireqté 2
Machine à café
Glacièresqté 2
Enceinte Bluetooth

Décoration

Nappesqté 3
Guirlandesqté 5
Guirlandes LEDqté 3
Paniers-cadeauxqté 3
Porte-nomsqté 20

Nettoyage

Bac à vaisselle
Torchons réutilisablesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre définitif d’invités quelques jours avant les courses : il sert à calculer les portions de soupe, les assiettes creuses, les bols et les verres nécessaires.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis vérifie-les avant de préparer la soupe. Prévois une solution clairement identifiée pour chaque régime ou allergie signalé.
Ne garde pas les cadeaux pour le dernier jour : rassemble-les, vérifie les destinataires, prépare les étiquettes et emballe-les avant la mise en place de la salle.
Refroidis les boissons à l’avance et répartis-les dans les glacières. Garde un thermos pour les boissons chaudes et installe la machine à café ou la bouilloire avant l’arrivée des invités.
Prépare la salle en deux passages : tables et chaises d’abord, décoration et vaisselle ensuite. Réserve une table d’appoint aux cadeaux afin de ne pas encombrer la table du repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une veillée de la Saint-Nicolas ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la veillée. Demande une réponse avec les besoins alimentaires et fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement.
Combien de soupe prévoir par personne pour la Saint-Nicolas ?: Compte environ 300 à 400 ml par personne si la soupe constitue le plat principal. Ajoute 10 % de marge pour les secondes portions et les invités arrivés sans inscription.
Quand préparer les cadeaux de la Saint-Nicolas ?: Rassemble et vérifie les cadeaux au moins 7 jours avant la veillée. Termine l’emballage et le tri par destinataire 2 à 3 jours avant pour pouvoir corriger une étiquette manquante.
Quand installer les tables et les décorations ?: Installe les tables et les chaises le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’accueil. Prépare la décoration, les porte-noms et la vaisselle après l’aménagement, puis garde au moins 30 minutes pour les derniers contrôles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.