Zo organiseer je een paaswake zonder last-minute problemen

Een paaswake organiseren begint niet met decoratie, maar met de liturgie en de beschikbaarheid van de kerkzaal. Leg eerst het programma, de voorgangers, lezingen, lezers en muzikanten vast. Daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en techniek, zodat je weet hoeveel programmaboekjes, stoelen en koffie nodig zijn. In de laatste week controleer je alle liturgische materialen, muziekbestanden en veiligheidsvoorzieningen. Op de dag zelf werk je van buiten naar binnen: paasvuurplaats, zaal, altaar, geluid en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kerkzaal reserveren
2
Liturgisch programma vaststellen
2 personen
3
Voorgangers bevestigen
4
Lezingen selecteren
2 personen
5
Lezers indelen
6
Muzikanten bevestigen
7
Koorrepetitie plannen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma's opmaken
2 personen
12
Programmaboekjes drukken
2 personen
13
Reservering geluidsapparatuur maken
14
Boodschappenlijst controleren
15
Paaskaars bestellen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Liturgische materialen verzamelen
2 personen
18
Lezingen bundelen
19
Muziekbestanden klaarzetten
20
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
21
Stoelen opstellen
4 personen
22
Tafels klaarzetten
3 personen
23
Altaar gereedmaken
2 personen
24
Doopvont klaarmaken
2 personen
25
Paasvuurplaats inrichten
3 personen
26
Licht en kaarsen plaatsen
2 personen
27
Geluidsapparatuur opbouwen
2 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Muziekinstrumenten opstellen
2 personen
30
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
33
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

34
Deelnemers ontvangen
4 personen
35
Programma's uitdelen
2 personen
36
Paaswake begeleiden
4 personen
37
Kaarsen uitdelen
3 personen
38
Lezingen verzorgen
6 personen
39
Muzikale begeleiding verzorgen
6 personen
40
Kaarsen veilig doven
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Paasbrood en koek serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Bezoekers begeleiden
2 personen
45
Avondprogramma begeleiden
4 personen
46
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

47
Restanten koelen
2 personen
48
Geluidsapparatuur afbouwen
2 personen
49
Instrumenten inpakken
2 personen
50
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
51
Liturgische materialen opruimen
2 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Afval verzamelen
2 personen
54
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
55
Paasvuur volledig doven
2 personen
56
Locatie afsluiten
2 personen
57
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 100
Tafelsaantal 8
Tafelkleedjesaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Dienbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lantaarnsaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 100

Decoratie

Paastakkenaantal 6
Witte tafellopersaantal 8
Bloemenvazenaantal 8

Papierwerk

Programmaboekjesaantal 110
Lezenaar
Muziekstandaardenaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 2
Emmersaantal 4
Blusdekensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de hoofdlijnen minimaal 6 weken vooraf: reserveer de kerkzaal, bevestig voorgangers en muzikanten en stel het liturgisch programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt.
Leg lezingen en muziek uiterlijk 3 weken vooraf definitief vast. Deel lezers in, bundel de teksten en zet muziekbestanden op één gecontroleerde plek klaar.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen tot uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor stoelen, kopjes, glazen, borden en de hoeveelheid koffie en thee.
Test geluidsapparatuur niet pas bij aanvang. Reserveer mengpaneel, luidsprekers en microfoons vooraf en controleer tijdens een repetitie alle kabels, statieven en microfoons.
Maak de opbouwlijst voor de laatste 2 uur: stoelen en tafels plaatsen, altaar en doopvont gereedmaken, verlichting controleren en de paasvuurplaats veilig inrichten. Zet brandblussers zichtbaar en bereikbaar neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paaswake organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de kerkzaal, voorgangers, muzikanten en het liturgisch programma. Rond 3 weken vooraf de lezingen, muziek en uitnodigingen af; houd de laatste 7 dagen voor aantallen en controles.
Wanneer moet je het programma van een paaswake vastleggen?: Leg het programma bij voorkeur 6 weken vooraf voorlopig vast en maak het uiterlijk 3 weken vooraf definitief. Dan hebben lezers, muzikanten en de geluidsploeg tijd om hun onderdelen voor te bereiden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerkzaal voor een paaswake klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor stoelen, tafels, altaar, doopvont, verlichting en techniek. Voeg 30 minuten toe voor een geluidscheck en reserveer extra tijd als de paasvuurplaats buiten moet worden ingericht.
Wanneer controleer je de techniek voor een paaswake?: Test de microfoons, luidsprekers, het mengpaneel en de muziekbestanden tijdens de koorrepetitie of een aparte test, uiterlijk 1 dag vooraf. Controleer op de avond zelf nog één keer de stroom, kabels en geluidsniveaus.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.