Zo organiseer je een paasviering in een zorginstelling

Begin niet met de versiering, maar met de datum, ruimte en deelnemers. Bij een paasviering in een zorginstelling bepalen dieetwensen, mobiliteit en het dagritme hoeveel voorbereiding nodig is. Verzamel aanmeldingen en allergeneninformatie vroeg, zodat catering en tafelschikking kloppen. Controleer daarna de looproutes en plan de opbouw van tafels, buffet en paastafel in een vaste volgorde. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke informatie en voldoende tijd voor koffie en thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en ruimte vastleggen
2
Uitnodigingen opstellen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst controleren
7
Maaltijd en catering reserveren
8
Boodschappenlijst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Versiering sorteren
2 personen
11
Ruimte en looproutes controleren
2 personen
12
Muziek afspeellijst klaarmaken
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Paastafel voorbereiden
2 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen en rolstoelplaatsen zetten
3 personen
18
Buffet klaarzetten
3 personen
19
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Muziek en microfoon testen
2 personen
22
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
23
Allergeneninformatie zichtbaar plaatsen

Event

24
Gasten ontvangen
4 personen
25
Koffie en thee serveren
3 personen
26
Paasverhaal of viering begeleiden
2 personen
27
Muziek en samenzang begeleiden
2 personen
28
Hapjes rondbrengen
3 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Dinerbuffet openen
3 personen
31
Diner serveren
5 personen
32
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
33
Koffie en dessert serveren
3 personen
34
Afscheid nemen van gasten
3 personen

Nazorg

35
Servies verzamelen
3 personen
36
Eten en drinken opruimen
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Versiering verwijderen
2 personen
40
Ruimte schoonmaken
3 personen
41
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
44
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 60
Diepe bordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Theelepelsaantal 60

Keuken

Opscheplepelsaantal 8
Soepkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Paastakkenaantal 4
Paaseieren voor decoratieaantal 60
Paasvlaggenaantal 4
Kunstbloemenaantal 12
Vazenaantal 6
Naamkaartjesaantal 60

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakkar
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen en allergieën uiterlijk één week voor de viering. Controleer de uiteindelijke deelnemerslijst nog één keer voordat je de maaltijd en catering definitief reserveert.
Maak de indeling op basis van looproutes en rolstoelplaatsen, niet alleen op het aantal stoelen. Houd doorgangen vrij en controleer met een rolstoel of rollator of het buffet bereikbaar blijft.
Zet allergeneninformatie zichtbaar bij het buffet en leg naamkaartjes vooraf neer. Zo hoeven medewerkers tijdens de maaltijd minder vragen te beantwoorden en kunnen deelnemers sneller hun plek vinden.
Plan de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, buffet, servies en bestek, daarna versiering. Test muziek en microfoon voordat gasten binnenkomen en zet dranken pas daarna koud als de koeling beperkt is.
Tel servies, glazen en koffiekopjes op basis van het definitieve aantal deelnemers plus een kleine reserve. Controleer ook of er genoeg thermoskannen, waterkokers en warmhoudbakken zijn voor een doorlopende service.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een paasviering in een zorginstelling?: Leg datum en ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor de viering, zodat catering en dieetwensen nog kunnen worden gecontroleerd.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een paasviering?: Vraag dieetwensen en allergieën meteen bij de uitnodiging uit. Controleer de antwoorden uiterlijk 7 dagen vooraf en zet de allergeneninformatie op de dag zelf zichtbaar bij het buffet.
Hoe richt je een paasviering in voor rolstoelgebruikers?: Maak de tafelindeling minimaal 3 tot 5 dagen vooraf en reserveer per rolstoelplaats voldoende manoeuvreerruimte. Test de route naar het buffet, de toiletten en de uitgang vóór je de versiering ophangt.
Wat doe je op de dag zelf bij een paasviering in een zorginstelling?: Begin 2 tot 3 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen en buffet. Test minimaal 30 minuten vooraf de microfoon en muziek, zet naamkaartjes en allergeneninformatie klaar en ontvang gasten rustig bij binnenkomst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.