Zo organiseer je een paasviering

Begin met de datum, het programma en de ruimtes voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna het aantal deelnemers, dieetwensen en vrijwilligers uit, zodat catering en activiteiten op elkaar aansluiten. Een paasviering loopt vaak mis wanneer de speurtocht, geluidsinstallatie of verse producten pas op het laatste moment worden geregeld. Plan daarom een vaste controleweek en zet alle onderdelen in één draaiboek, inclusief opbouw, ontvangst, eten en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en terrein controleren
2 personen
3
Reserveringen voor materialen maken
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Paasactiviteiten selecteren
2 personen
10
Speurtocht uitwerken
2 personen
11
Paasverhaal voorbereiden
2 personen
12
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
13
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
14
Allergenenlijst controleren
2 personen
15
Draaiboek afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
17
Speurtochtkaarten maken
2 personen
18
Paasdecoratie maken
4 personen
19
Prijsjes voor spellen kopen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Servies en materialen controleren
2 personen
23
Eieren koken en koelen
3 personen
24
Brood en beleg voorbereiden
3 personen
25
Speurtochtmateriaal sorteren
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Buitenalternatief klaarzetten
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
30
Buffettafels plaatsen
3 personen
31
Podiummateriaal klaarzetten
2 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Paasdecoratie ophangen
4 personen
35
Speurtochtposten uitzetten
4 personen
36
Spelmaterialen klaarleggen
3 personen
37
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
38
Naamkaartjes klaarleggen
39
Hapjes en drank koelen
3 personen
40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
41
Buffet opmaken
4 personen
42
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
3 personen
44
Gasten ontvangen
4 personen
45
Aanmeldingen afvinken
2 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Welkomstdrank serveren
3 personen
48
Paasverhaal presenteren
2 personen
49
Paasliederen begeleiden
2 personen
50
Speurtocht uitleggen
2 personen
51
Speurtocht begeleiden
6 personen
52
Spelrondes begeleiden
6 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Hapjes bijvullen
3 personen
55
Buffet openen
3 personen
56
Buffet serveren
5 personen
57
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
58
Tafels afruimen
4 personen
59
Paaseieren uitdelen
3 personen
60
Muziek en dans begeleiden
2 personen
61
Koffie en thee serveren
3 personen
62
Laatste ronde aankondigen
63
Gasten uitgeleiden
3 personen

Nazorg

64
Afval verzamelen
4 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
68
Decoratie verwijderen
4 personen
69
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
70
Speurtochtmateriaal verzamelen
4 personen
71
Vloeren en toiletten schoonmaken
4 personen
72
Geleende materialen controleren
2 personen
73
Materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Informatietafel
Kapstokkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6
Kleedkamerschermenaantal 2
Podiumdelenaantal 4
Presentatielessenaar
Krukkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 80
Vorkenaantal 110
Messenaantal 110
Lepelsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiepottenaantal 4
Theepottenaantal 4
Melkkannenaantal 6
Suikerkommenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Snijplanken voor broodaantal 6
Keukentangenaantal 8
Ovenwantenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Servetdispensersaantal 8
Kookplatenaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Thermometersaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetooth-luidspreker
Partytentenaantal 2
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Oplaadbare batterijenaantal 12
Batterijladersaantal 4

Decoratie

Paastakkenaantal 8
Paaseieren van kunststofaantal 100
Paasslingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
LED-kaarsenaantal 24
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Tafeldecoratiesaantal 12
Paaskransaantal 2
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Tafelnummerkaartenaantal 12

Sportmateriaal

Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 8
Zachte ballenaantal 12
Estafettestokkenaantal 8
Mandjesaantal 12
Krijtaantal 12
Linten voor speurtochtaantal 50
Paasmandjesaantal 30
Stempelkaartenaantal 120
Pennenaantal 30
Prijslintjesaantal 40

Catering

Boodschappen

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast. Plan daarin vaste blokken voor het paasverhaal, de speurtocht, muziek, eten en eventuele spellen, met minimaal 10 minuten wisseltijd tussen onderdelen.
Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en programma staan en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de viering. Gebruik de definitieve lijst daarna voor naamkaartjes, dieetwensen en de indeling van vrijwilligers.
Werk de speurtocht minstens twee weken vooraf uit. Maak per groep een route, print de speurtochtkaarten en sorteer al het materiaal per post, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te zoeken.
Plaats de cateringbestelling op basis van de aanmeldingen en controleer de allergenenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Haal verse producten pas kort voor de viering op en houd gekoelde ingrediënten in koelboxen.
Doe drie dagen vooraf een materiaalcontrole: tel tafels, stoelen, servies, afvalbakken en geluidsapparatuur. Test draadloze microfoons en zet het draaiboek geprint klaar, zodat vrijwilligers niet afhankelijk zijn van één telefoon of laptop.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een paasviering organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, ruimtes, programma en eventuele reserveringen. Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 weken voor de viering en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een paasviering bestellen?: Plaats de bestelling zodra de aanmeldingen bijna definitief zijn, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Controleer 7 dagen voor de viering de aantallen, dieetwensen en allergenen en haal verse producten op de laatste 1 à 2 dagen.
Hoe organiseer je een speurtocht met Pasen?: Werk de route, opdrachten en groepsindeling minstens 2 weken vooraf uit. Print de kaarten en verdeel het materiaal per post uiterlijk 3 dagen voor de viering; reken op één begeleider per groep als kinderen zelfstandig niet veilig kunnen lopen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paasviering?: Plan minimaal één organisator voor de coördinatie, één vrijwilliger bij ontvangst en één begeleider per activiteit of groep. Maak de indeling uiterlijk 10 dagen vooraf en wijs daarnaast minstens twee mensen aan voor opbouw en opruimen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.