Cómo organizar una celebración de Pascua sin prisas de última hora

Empieza por fijar la fecha, el horario y los espacios disponibles antes de encargar comida o preparar actividades. Después, cierra las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y reparte responsabilidades entre los voluntarios. La búsqueda del tesoro, el relato y la música necesitan preparación propia, mientras que el catering y el material deben revisarse con varios días de margen. El día anterior, deja clasificados los materiales, enfriados los huevos y listo el plan de trabajo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Revisar los espacios y el recinto
2 personas
3
Hacer reservas de material
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Seleccionar actividades de Pascua
2 personas
10
Diseñar la búsqueda del tesoro
2 personas
11
Preparar el relato de Pascua
2 personas
12
Preparar el programa musical
2 personas
13
Realizar el pedido de catering
2 personas
14
Comprobar la lista de alérgenos
2 personas
15
Imprimir el plan de trabajo
16
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
17
Crear las tarjetas de la búsqueda del tesoro
2 personas
18
Crear decoración de Pascua
4 personas
19
Comprar premios para juegos
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recoger productos frescos
2 personas
22
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
23
Hervir y enfriar los huevos
3 personas
24
Preparar el pan y los acompañamientos
3 personas
25
Clasificar el material de la búsqueda del tesoro
2 personas
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Preparar alternativa para exteriores
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
6 personas
30
Colocar mesas de buffet
3 personas
31
Preparar el material del escenario
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colgar la decoración de Pascua
4 personas
35
Colocar los puestos de la búsqueda del tesoro
4 personas
36
Preparar el material de juego
3 personas
37
Montar la mesa de recepción
2 personas
38
Preparar tarjetas con nombres
39
Enfriar los aperitivos y las bebidas
3 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Montar el bufé
4 personas
42
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
43
Instruir a los voluntarios
3 personas
44
Recibir a los invitados
4 personas
45
Marcar las inscripciones
2 personas
46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
47
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
48
Presentar la historia de Pascua
2 personas
49
Acompañar los villancicos de Pascua
2 personas
50
Explicar la búsqueda del tesoro
2 personas
51
Guiar la búsqueda del tesoro
6 personas
52
Guiar las rondas del juego
6 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Reponer aperitivos
3 personas
55
Abrir el buffet
3 personas
56
Servir el bufé
5 personas
57
Servir comidas especiales
2 personas
58
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
59
Repartir huevos de Pascua
3 personas
60
Coordinar la música y el baile
2 personas
61
Servir café y té
3 personas
62
Anunciar la última ronda
63
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

64
Recoger la basura
4 personas
65
Lavar la vajilla
4 personas
66
Limpiar la cocina
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
6 personas
68
Retirar la decoración
4 personas
69
Apagar el equipo de sonido
2 personas
70
Reunir material para la búsqueda del tesoro
4 personas
71
Limpiar suelos y baños
4 personas
72
Comprobar el material prestado
2 personas
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Recoger el stock sobrante
2 personas
75
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de información
Percheroscant. 4
Papeleracant. 6
Biombos para vestuarioscant. 2
Piezas de escenariocant. 4
Atril para presentaciones
Taburetescant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Tazascant. 80
Tenedorescant. 110
Cuchilloscant. 110
Cucharascant. 110
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 4
Jarras de lechecant. 6
Azucareroscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cestas de pancant. 8
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortar para pancant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Guantes de hornocant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Dispensadores de servilletascant. 8
Placas de cocinacant. 4
Ollas grandescant. 4
Termómetroscant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavoz Bluetooth
Carpas de fiestacant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Baterías recargablescant. 12
Cargadores de bateríascant. 4

Decoración

Ramas de Pascuacant. 8
Huevos de Pascua de plásticocant. 100
Guirnaldas de Pascuacant. 12
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Velas LEDcant. 24
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Decoraciones de mesacant. 12
Corona de Pascuacant. 2
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Tarjetas con números de mesacant. 12

Material deportivo

Conoscant. 30
Aroscant. 8
Pelotas blandascant. 12
Testigos de relevocant. 8
Cestascant. 12
Tizacant. 12
Cintas para la búsqueda del tesorocant. 50
Cestas de Pascuacant. 30
Tarjetas de selloscant. 120
Bolígrafoscant. 30
Etiquetas de preciocant. 40

Catering

Compras

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Linternascant. 8

Limpieza

Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el recinto antes de enviar las invitaciones. Reserva con al menos 3 semanas de margen las mesas, sillas, mesas de buffet, equipo de sonido y micrófonos inalámbricos.
Incluye una fecha límite de inscripción, idealmente 7 días antes de la celebración. Así puedes confirmar las preferencias dietéticas, revisar los alérgenos y ajustar el pedido de catering sin improvisar.
Prepara la búsqueda del tesoro como una actividad independiente: crea las tarjetas, clasifica las pistas y deja los premios comprados al menos 2 días antes. El día del evento, una mesa de información y un responsable asignado evitan que se pierdan instrucciones.
Haz una prueba del relato de Pascua y del programa musical con el equipo de sonido y los micrófonos 1 o 2 días antes. Comprueba también dónde se colocarán la mesa de información, los percheros y las papeleras para no bloquear la circulación.
Deja para el día anterior la compra de productos no perecederos, la preparación del pan y los acompañamientos y la revisión de vajilla. Hierve y enfría los huevos con tiempo, y guarda juntos los platos, vasos, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Pascua?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el recinto y el material, redactar y enviar las invitaciones y asignar voluntarios. Cierra las inscripciones unos 7 días antes para poder ajustar el catering y las actividades.
¿Cuándo hay que pedir el catering para Pascua?: Haz el pedido cuando termine el plazo de inscripción, normalmente 7 días antes del evento. Confirma en ese momento las cantidades y entrega al proveedor la lista de alérgenos revisada.
¿Cuándo preparar los huevos y la comida?: Hierve y enfría los huevos el día anterior, no varias horas antes de empezar. El pan y los acompañamientos pueden prepararse también el día anterior y conservarse según sus necesidades de temperatura.
¿Cómo organizar una búsqueda del tesoro de Pascua?: Diseña el recorrido y las tarjetas al menos 3 días antes, y clasifica las pistas por orden de uso. Compra los premios con 2 días de margen y asigna a una persona para explicar las reglas y controlar el inicio y el final.

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