Eine Osterfeier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Osterfeier laufen Essen, Geschichte, Musik und Aktivitäten parallel. Lege deshalb zuerst Datum, Programm und Räume fest und arbeite anschließend rückwärts bis zum Termin. Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche bestimmen die Cateringmenge; Helfer und Material brauchen eigene Zuständigkeiten. Besonders häufig werden Kühlung, Allergene, Namensschilder und die Vorbereitung der Schnitzeljagd zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Räume und Gelände kontrollieren
2 Personen
3
Materialreservierungen erstellen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Osteraktivitäten auswählen
2 Personen
10
Schnitzeljagd ausarbeiten
2 Personen
11
Ostergeschichte vorbereiten
2 Personen
12
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
13
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
14
Allergenliste prüfen
2 Personen
15
Drehbuch ausdrucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Schnitzeljagd-Karten erstellen
2 Personen
18
Osterdekoration machen
4 Personen
19
Preise für Spiele kaufen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Frische Produkte abholen
2 Personen
22
Geschirr und Materialien prüfen
2 Personen
23
Eier kochen und kühlen
3 Personen
24
Brot und Aufstriche vorbereiten
3 Personen
25
Material für die Schnitzeljagd sortieren
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Alternativprogramm im Freien vorbereiten
2 Personen

Event

28
Location öffnen
2 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
30
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
31
Bühnenmaterial vorbereiten
2 Personen
32
Tontechnik anschließen
2 Personen
33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
34
Osterdekoration aufhängen
4 Personen
35
Schnitzeljagd-Stationen auslegen
4 Personen
36
Spielmaterialien bereitlegen
3 Personen
37
Empfangstisch einrichten
2 Personen
38
Namensschilder bereitlegen
39
Snacks und Getränke kühlen
3 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
41
Buffet herrichten
4 Personen
42
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
3 Personen
44
Gäste empfangen
4 Personen
45
Anmeldungen abhaken
2 Personen
46
Namensschilder verteilen
2 Personen
47
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
48
Ostergeschichte präsentieren
2 Personen
49
Osterlieder begleiten
2 Personen
50
Schnitzeljagd erklären
2 Personen
51
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
52
Spielrunden begleiten
6 Personen
53
Getränke nachfüllen
3 Personen
54
Snacks nachfüllen
3 Personen
55
Buffet eröffnen
3 Personen
56
Buffet servieren
5 Personen
57
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
58
Tische abräumen
4 Personen
59
Ostereier verteilen
3 Personen
60
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
61
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
62
Letzte Runde ankündigen
63
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
4 Personen
66
Küche reinigen
3 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
6 Personen
68
Dekoration entfernen
4 Personen
69
Tonanlage ausschalten
2 Personen
70
Material für die Schnitzeljagd sammeln
4 Personen
71
Böden und Toiletten reinigen
4 Personen
72
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
73
Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
75
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
Infotisch
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
BühnenelementeAnz. 4
Präsentationspult
HockerAnz. 8

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 110
DesserttellerAnz. 110
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TassenAnz. 80
GabelnAnz. 110
MesserAnz. 110
LöffelAnz. 110
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 4
MilchkannenAnz. 6
ZuckerschalenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
WasserkannenAnz. 12
Schneidebretter für BrotAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
OfenhandschuheAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
ServiettenhalterAnz. 8
KochplattenAnz. 4
Große KochtöpfeAnz. 4
ThermometerAnz. 2

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Bluetooth-Lautsprecher
PartyzelteAnz. 2
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
BatterieladegeräteAnz. 4

Dekoration

OsterzweigeAnz. 8
Ostereier aus KunststoffAnz. 100
OsterschmuckAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
LED-KerzenAnz. 24
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebebandAnz. 6
SeilAnz. 2
TischdekorationenAnz. 12
OsterkranzAnz. 2
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
TischnummernkartenAnz. 12

Sportmaterial

KegelAnz. 30
ReifenAnz. 8
SoftbälleAnz. 12
StaffelstäbeAnz. 8
KörbchenAnz. 12
KreideAnz. 12
Bänder für die SchnitzeljagdAnz. 50
OsterkörbchenAnz. 30
StempelkartenAnz. 120
StifteAnz. 30
PreisbänderAnz. 40

Catering

Einkäufe

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
AußenlampenAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Reinigung

BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
HandtuchspenderAnz. 6

Tipps

Lege das Programm mindestens 4 Wochen vorher fest: Plane neben Begrüßung und Essen auch die Ostergeschichte, Musik und die Osteraktivitäten mit festen Uhrzeiten.
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vor der Feier und setze eine Rückmeldefrist etwa 10 Tage vorher. So kannst du Ernährungswünsche und die Cateringbestellung rechtzeitig abschließen.
Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher ein. Benenne jeweils eine Person für Buffet, Spiele, Ton und Aufräumen, statt alle Aufgaben am Veranstaltungstag spontan zu verteilen.
Prüfe Räume, Tische, Stühle, Buffetische, Geschirr und Beschallungsanlage spätestens 3 Tage vorher. Kontrolliere dabei auch Funkmikrofone, Abfallbehälter und einen festen Platz für den Infotisch.
Bereite am Vortag die Schnitzeljagd-Karten, Namensschilder und Preise vor. Koche die Eier früh genug, kühle sie vollständig und hole frische Produkte erst am Veranstaltungstag oder nach dem vorgesehenen Kühlplan ab.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Osterfeier organisieren?: Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm, Räumen und Einladungen. Die endgültige Cateringmenge und die Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 bis 10 Tage vor der Feier festlegen.
Wann verschickt man Einladungen zur Osterfeier?: Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und gib eine Rückmeldefrist von ungefähr 10 Tagen. Dadurch bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten und Allergene mit dem Catering abzugleichen.
Was muss man für eine Osterfeier am Vortag vorbereiten?: Bereite am Vortag Dekoration, Namensschilder, Drehbuch, Schnitzeljagd-Material und Preise vor. Eier können gekocht und anschließend vollständig gekühlt werden; frische Produkte sollten nach Kühlbedarf geplant werden.
Wie plant man das Essen für eine Osterfeier?: Bestelle das Catering nach bestätigten Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen, idealerweise 7 bis 10 Tage vorher. Prüfe die Allergenliste vor der Bestellung und plane zusätzlich Kühlboxen, Warmhaltebehälter, Servierschalen und ausreichend Geschirr ein.

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