Organiser une célébration de Pâques sans rien oublier

Commencez par fixer la date, les horaires et les espaces avant de penser aux décorations ou aux activités. La réussite repose surtout sur l’ordre des préparatifs : inscriptions, besoins alimentaires, réservations, répartition des bénévoles, puis installation et accueil. Prévoyez un déroulé visible, une chasse au trésor testée et un repas qui tient compte des allergènes. Les détails souvent oubliés sont les produits frais, le refroidissement des œufs, les badges et le matériel de sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier les espaces et le terrain
2 personnes
3
Faire les réservations de matériel
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Sélectionner les activités de Pâques
2 personnes
10
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
11
Préparer le récit de Pâques
2 personnes
12
Établir le programme musical
2 personnes
13
Passer la commande traiteur
2 personnes
14
Vérifier la liste des allergènes
2 personnes
15
Imprimer le déroulé
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Créer des cartes de chasse au trésor
2 personnes
18
Créer des décorations de Pâques
4 personnes
19
Acheter des petits prix pour les jeux
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
23
Faire cuire et refroidir les œufs
3 personnes
24
Préparer le pain et les garnitures
3 personnes
25
Trier le matériel de chasse au trésor
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Préparer l’alternative en extérieur
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
6 personnes
30
Installer les tables du buffet
3 personnes
31
Préparer le matériel de scène
2 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Accrocher la décoration de Pâques
4 personnes
35
Installer les postes de chasse au trésor
4 personnes
36
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
37
Aménager la table d'accueil
2 personnes
38
Préparer les badges nominatifs
39
Rafraîchir les en-cas et les boissons
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Dresser le buffet
4 personnes
42
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Accueillir les invités
4 personnes
45
Cocher les inscriptions
2 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
48
Présenter l’histoire de Pâques
2 personnes
49
Animer les chants de Pâques
2 personnes
50
Expliquer la chasse au trésor
2 personnes
51
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
52
Animer les manches du jeu
6 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
55
Ouvrir le buffet
3 personnes
56
Servir le buffet
5 personnes
57
Servir les repas diététiques
2 personnes
58
Dégager les tables
4 personnes
59
Distribuer les œufs de Pâques
3 personnes
60
Animer la musique et la danse
2 personnes
61
Servir le café et le thé
3 personnes
62
Annoncer le dernier tour
63
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Nettoyer la cuisine
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
68
Retirer la décoration
4 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Rassembler le matériel de chasse au trésor
4 personnes
71
Nettoyer les sols et les toilettes
4 personnes
72
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
73
Retourner les matériels
2 personnes
74
Ranger les stocks restants
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Table d'information
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 6
Paravents de vestiaireqté 2
Éléments de podiumqté 4
Pupitre de présentation
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à dessertqté 110
Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 80
Fourchettesqté 110
Couteauxqté 110
Cuillèresqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cafetièreqté 4
Théièresqté 4
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Carafes d’eauqté 12
Planches à découper pour le painqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 24
Distributeurs de serviettesqté 8
Plaques de cuissonqté 4
Grandes marmitesqté 4
Thermomètresqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceinte Bluetooth
Tentes de réceptionqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Piles rechargeablesqté 12
Chargeurs de batterieqté 4

Décoration

Branches de Pâquesqté 8
Œufs de Pâques en plastiqueqté 100
Guirlandes de Pâquesqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Bougies LEDqté 24
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Décorations de tableqté 12
Couronne de Pâquesqté 2
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 120
Cartes de numéros de tableqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cerceauxqté 8
Balles souplesqté 12
Témoins de relaisqté 8
Paniersqté 12
Craieqté 12
Rubans pour chasse au trésorqté 50
Paniers de Pâquesqté 30
Cartes de poinçonnageqté 120
Stylosqté 30
Étiquettes de prixqté 40

Catering

Courses

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Gants de travailqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Conseils

Fixez le programme au moins 3 semaines à l’avance et attribuez une durée précise au récit de Pâques, à la chasse au trésor, au repas et aux jeux. Cela évite que l’activité principale déborde sur le service.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Préparez une liste séparée des allergies et intolérances pour la transmettre au traiteur et à l’équipe qui sert le buffet.
Testez la chasse au trésor la veille : vérifiez chaque indice, comptez les lots et triez le matériel par étape. Prévoyez aussi une version de remplacement si un espace extérieur devient inutilisable.
Récupérez les produits frais le jour même et faites cuire puis refroidir les œufs suffisamment tôt. Les pains, garnitures, saladiers, plateaux et ustensiles doivent être regroupés avant l’arrivée des participants.
Répartissez les bénévoles par créneau, avec au moins une personne à l’accueil, une au buffet et une pour les activités. Imprimez le déroulé, préparez les badges et testez les microphones et la sonorisation avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une célébration de Pâques ?: Prévoyez environ 3 semaines pour fixer la date, réserver le matériel, envoyer les invitations et organiser les bénévoles. Gardez les 2 derniers jours pour les achats, les préparatifs alimentaires et l’installation.
Quand envoyer les invitations pour une célébration de Pâques ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant afin de connaître le nombre de participants et leurs besoins alimentaires.
Comment organiser une chasse au trésor de Pâques ?: Préparez les cartes, les indices et les petits prix au moins 3 jours avant, puis testez le parcours la veille. Comptez une activité de 30 à 45 minutes et gardez un jeu de repli en intérieur.
Que préparer la veille d’une célébration de Pâques ?: La veille, vérifiez les tables, les chaises, la vaisselle, les poubelles, les badges et le matériel de sonorisation. Préparez aussi les décorations, triez le matériel de chasse au trésor et confirmez les rôles de chaque bénévole.

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