Osterfeier organisieren: die richtige Reihenfolge

Eine Osterfeier wird übersichtlich, wenn du zuerst Datum, Ort und Ablauf festlegst und erst danach Einladungen, Helfer und Verpflegung planst. Beginne mit dem Raumplan: Anmeldung, Buffet, Kinderbereich, Sitzplätze und die Route für die Ostereiersuche brauchen klare Plätze. Danach sammelst du Zu- und Absagen, Ernährungswünsche und Helferdienste. Plane die Einkäufe nach Haltbarkeit und prüfe spätestens am Vortag, ob Geschirr, Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen und Beschilderung vollständig bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Ort und Räume reservieren
3
Budget und Eintritt festlegen
2 Personen
4
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
5
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung veröffentlichen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Kinderbetreuer einteilen
2 Personen
13
Musiker bestätigen
14
Cateringmengen berechnen
2 Personen
15
Allergenübersicht erstellen
16
Plan zum Verstecken der Ostereier erstellen
2 Personen
17
Schnitzeljagd vorbereiten
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Programmhefte drucken
20
Route und Beschilderung erstellen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
23
Materialien abholen
2 Personen
24
Tischwäsche waschen
25
Dekoration sortieren
2 Personen
26
Eier und Bastelmaterial einkaufen
2 Personen
27
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
4 Personen
29
Ostereier kochen und färben
3 Personen
30
Material für die Schnitzeljagd bereitstellen
2 Personen
31
Kühlprodukte gekühlt lagern
2 Personen
32
Wettervorhersage prüfen
33
Schlüssel und Zugang organisieren
34
Location öffnen
2 Personen
35
Räume kontrollieren
2 Personen
36
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
37
Buffetische aufstellen
3 Personen
38
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
39
Tontechnik anschließen
2 Personen
40
Dekoration aufhängen
3 Personen
41
Kinderbereich einrichten
2 Personen
42
Schnitzeljagd ausstecken
3 Personen
43
Ostereier verstecken
3 Personen
44
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
45
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
46
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen

Event

47
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Programm ankündigen
50
Osterfeier begleiten
3 Personen
51
Musikauftritte betreuen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
53
Kinderbasteln betreuen
4 Personen
54
Ostereiersuche begleiten
5 Personen
55
Gefundene Eier verteilen
2 Personen
56
Buffet eröffnen
2 Personen
57
Mahlzeit servieren
5 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet auffüllen
3 Personen
60
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Live-Musik betreuen
3 Personen
63
Dessert servieren
3 Personen
64
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
65
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

66
Reste sicher kühlen
3 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
4 Personen
69
Küche reinigen
3 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
73
Böden und Toiletten reinigen
3 Personen
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
76
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
78
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
KinderhochstühleAnz. 8
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
TischwäscheAnz. 16

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 6
KannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Laptop
Präsentationsbildschirm

Dekoration

OsterschmuckAnz. 12
OsterzweigeAnz. 6
KunstblumenAnz. 24
TischdekorationenAnz. 12
OsterkörbchenAnz. 40
KreidetafelnAnz. 4
NamensschildhalterAnz. 90
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 24

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8

Kinderaktivitäten

BasteltischeAnz. 4
BastelmattenAnz. 20
Plastik-OstereierAnz. 120
Schnitzeljagd-KartenAnz. 40
StifteAnz. 50
BuntstifteAnz. 12
FilzstifteAnz. 12
ScherenAnz. 12
KlebestifteAnz. 24
MalvorlagenAnz. 100
AufkleberAnz. 20
PreiskörbeAnz. 10

Catering

Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
ToilettenbürstenAnz. 4
Papier-SpenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4
AbsperrbandAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 6

Verwaltung

AnmeldeformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 100
NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 20
Geldkassette
Kartenterminal
ArmbänderAnz. 100
KlemmbretterAnz. 4

Tipps

Lege das Programm mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane neben Musik und Essen einen festen Zeitraum für Kinderaktivitäten, Ostereiersuche oder Schnitzeljagd ein, damit Helfer und Familien wissen, wann sie wo sein müssen.
Verschicke Einladungen etwa 4 Wochen vor der Feier und setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vorher. So kannst du Sitzplätze, Kinderhochstühle, Namensschilder und Cateringmengen auf die tatsächliche Personenzahl abstimmen.
Erfasse Ernährungswünsche nicht nur allgemein, sondern mit einer separaten Allergenübersicht. Kennzeichne Speisen am Buffet und halte für Rückfragen eine Liste bereit, statt die Informationen erst beim Eintreffen der Gäste zu sammeln.
Bereite die Ostereiersuche mindestens 3 Tage vorher vor: Lege Verstecke, Route und Ersatzverstecke fest und prüfe, ob Beschilderung und Materialien auch bei schlechtem Wetter funktionieren. Teile eine verantwortliche Person für den Kinderbereich ein.
Kontrolliere am Vortag alle Ausgabestellen und Geräte. Rechne Teller, Besteck, Tassen und Gläser anhand der erwarteten Gästezahl plus etwa 10 Prozent Reserve und stelle Buffetische, Warmhaltebehälter und Kaffeemaschinen gemeinsam mit dem Ablaufplan bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Osterfeier organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Programm. Einladungen sollten ungefähr 4 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit die Anmeldungen rechtzeitig vorliegen.
Wann muss ich die Gästezahl für das Catering festlegen?: Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor der Osterfeier. Bestelle oder kaufe verderbliche Lebensmittel danach; haltbare Lebensmittel kannst du bereits 1 bis 2 Wochen vorher besorgen.
Wie plane ich eine Ostereiersuche bei einer Osterfeier?: Erstelle den Versteckplan und die Route spätestens 3 Tage vorher. Teile die Kinder nach Alter oder Gruppen ein und bestimme mindestens eine betreuende Person pro Bereich, damit niemand unbeaufsichtigt bleibt.
Was muss am Tag vor der Osterfeier bereitliegen?: Am Vortag sollten Tischwäsche, Geschirr, Besteck, Namensschilder, Programmhefte, Dekoration und Beschilderung vollständig geprüft sein. Stelle außerdem sicher, dass Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter funktionieren.

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