Paasviering organiseren: complete checklist

Een paasviering vraagt meer voorbereiding dan alleen een voorganger, muziek en koffie. Je regelt tegelijk het programma, de aanmeldingen, kinderopvang, techniek, liturgie en de maaltijd of koffie na afloop. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een vaste deadline voor uitnodigingen en inkopen. Deze checklist helpt je bovendien om details op tijd af te ronden, zoals teksten controleren, programmabladen printen en verse producten pas vlak voor de viering ophalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Voorganger bevestigen
Muzikanten bevestigen
Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Kinderprogramma samenstellen
2 personen
Paasverhaal selecteren
2 personen
Liederen selecteren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Kinderopvang indelen
2 personen
Liturgie afronden
2 personen
Teksten controleren
2 personen
Programmabladen opmaken
2 personen
Programmabladen printen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Paasdecoratie verzamelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumtafel inrichten
2 personen
Kruis en doeken plaatsen
2 personen
Bloemstukken neerzetten
2 personen
Paastakken versieren
3 personen
Kaarsen plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
Presentatie klaarzetten
2 personen
Kinderhoek inrichten
3 personen
Kinderknutselmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Buffet voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Programmabladen klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Programmabladen uitdelen
3 personen
Kinderopvang openen
3 personen
Paasviering begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Paaseieren zoeken begeleiden
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gasten begeleiden naar buffet
2 personen
Servies ophalen
3 personen
Koffiepunt bijhouden
2 personen
Afscheid en uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Klaptafelsaantal 3
Kinderstoelenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 90
Gebaksbordenaantal 90
Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerschalen met dekselaantal 6
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Broodmandenaantal 6
Snijplanken buffetaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop

Decoratie

Paastakkenaantal 8
Kunstbloemenaantal 20
Bloemenvazenaantal 10
Paaseieren decoratieaantal 60
Gele tafellopersaantal 10
Witte tafelkledenaantal 10
Paasslingersaantal 8
Houten kruis
Witte doekenaantal 4
Kandelarenaantal 6
Paasmandenaantal 8
Tafelnummersaantal 10

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 20
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie en programma uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Bevestig in dezelfde periode ook de voorganger en muzikanten, zodat de liturgie en liederen daarop kunnen aansluiten.
Open de aanmeldingen zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor Pasen. Vraag meteen naar dieetwensen en registreer kinderen apart voor het kinderprogramma en de opvang.
Plan de technische test uiterlijk 7 dagen vooraf en test beide draadloze microfoons, muziek en eventuele afspeelapparatuur in de echte ruimte. Controleer ook of stoelen, tafels, buffettafels en kinderstoelen logisch kunnen worden opgesteld.
Rond de liturgie, teksten en het kinderprogramma 10 tot 14 dagen vooraf af. Print programmabladen en maak naamkaartjes pas nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt, maar houd 5 tot 10 extra exemplaren achter de hand.
Doe houdbare boodschappen 3 tot 5 dagen vooraf en haal verse producten op de dag ervoor of op de ochtend zelf. Zet thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers, karaffen, serveerschalen en koelboxen vooraf bij elkaar, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paasviering organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, locatie, voorganger, muzikanten en programma. Plan de uitnodigingen 4 tot 6 weken vooraf en reserveer de laatste week voor testen, printwerk en praktische controle.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een paasviering?: Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de viering. Geef daarna minimaal 2 weken aanmeldtijd, zodat je aantallen, dieetwensen, kinderopvang en naamkaartjes op tijd kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paasviering?: Reken naast de voorganger en muzikanten op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 1 voor techniek, 2 voor kinderopvang en 2 voor koffie of buffet. Bij meer dan 50 bezoekers is 1 extra ontvangst- en 1 extra buffetvrijwilliger praktisch.
Wanneer moet je de boodschappen voor een paasviering doen?: Haal houdbare producten 3 tot 5 dagen vooraf en verse producten uiterlijk de dag vóór de viering. Controleer de boodschappenlijst opnieuw zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat hoeveelheden aansluiten op het definitieve aantal deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.