Paardrijkamp organiseren: checklist van voorbereiding tot ontvangst

Een paardrijkamp vraagt om meer voorbereiding dan alleen paarden en tenten regelen. Je stemt deelnemersinformatie, medische gegevens en noodcontacten af voordat kinderen aankomen, en plant daarna lessen, stallen, slaapplaatsen en maaltijden. Controleer het rijmateriaal en de helmen ruim op tijd, zodat je op de dag zelf niets hoeft te improviseren. Deze checklist helpt je het kamp in een logische volgorde klaar te zetten, van aanmeldingen tot de ontvangst op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Oudercontactgegevens controleren
Dieetwensen verzamelen
Medische informatie verzamelen
Noodcontacten bundelen
Paarden en stallen reserveren
Rijlessen inplannen
Overnachtingsplekken indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Paardrijhelmen controleren
2 personen
Rijmateriaal controleren
2 personen
EHBO-set controleren
Telefoonnummers afdrukken
Kampeeruitrusting sorteren
3 personen
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Tenten opzetten
4 personen
Slaapplaatsen inrichten
3 personen
Eetruimte opstellen
3 personen
Rijbaan controleren
2 personen
Paarden klaarzetten
4 personen
Inschrijving klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Bagage naar slaapplaatsen brengen
3 personen
Kampregels uitleggen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Paarden verzorgen
4 personen
Eerste rijles begeleiden
4 personen
Paarden afzadelen
4 personen
Avondeten uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
Avondactiviteit begeleiden
3 personen
Paardenavondronde uitvoeren
3 personen
Bedtijd begeleiden
3 personen
Ontbijt klaarzetten
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Paarden voeren
3 personen
Stallen uitmesten
4 personen
Tweede rijles begeleiden
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Buitenrit begeleiden
4 personen
Paarden verzorgen
4 personen
Pauzedranken uitdelen
2 personen
Paardenspel begeleiden
3 personen
Avondmaaltijd bereiden
3 personen
Avondeten serveren
3 personen
Kampvuuractiviteit begeleiden
3 personen
Paardenavondronde uitvoeren
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Laatste rijles begeleiden
4 personen
Paarden verzorgen
4 personen
Lunch serveren
3 personen
Afsluitend spel begeleiden
3 personen
Paarden terugbrengen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Tenten afbreken
4 personen
Slaapmateriaal verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Rijmateriaal schoonmaken
3 personen
Stallen schoon achterlaten
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad tellen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen sorteren
Ouders nabellen over spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kampeertentenaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Paardrijhelmenaantal 24
Rijzadelsaantal 20
Hoofdstellenaantal 20
Poetskoffersaantal 12
Halstersaantal 20
Longeerlijnenaantal 4
Pionnenaantal 20
Ballenaantal 6
Reflectievestenaantal 24
Zaklampenaantal 12
Regenponcho'saantal 24
Dekens voor paardenaantal 10

Keuken

Gasbrandersaantal 3
Kookpannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 30
Herbruikbare kommenaantal 30
Herbruikbare bekersaantal 40
Besteksetsaantal 30
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Luidspreker
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Dweilenaantal 3
Waslijnenaantal 4
Knijpersaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel medische informatie, dieetwensen en noodcontacten direct met de aanmeldingen. Controleer de oudercontactgegevens nog een keer voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Reserveer paarden, stallen en rijlessen voordat je de definitieve indeling maakt. Houd per deelnemer bij welk paard, welke les en welke overnachtingsplek is toegewezen.
Controleer paardrijhelmen, zadels, hoofdstellen en poetskoffers niet pas op de eerste ochtend. Leg ontbrekend of beschadigd materiaal apart en maak de rijbaan vóór aankomst vrij en veilig.
Plan maaltijden met koelboxen, gasbranders en kookpannen in gedachten. Zet serveerschalen, herbruikbaar servies en thermoskannen klaar voordat de eerste groep aan tafel gaat.
Maak een aparte veiligheidsmap met afgedrukte telefoonnummers, EHBO-set, medische gegevens en noodcontacten. Controleer de weersverwachting en leg regenponcho's, zaklampen en reflectievesten klaar bij de kampeeruitrusting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardrijkamp organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het reserveren van paarden, stallen en rijlessen. Plan uiterlijk 1 week voor vertrek de definitieve deelnemersinformatie en materiaalcontrole.
Wat moet ik regelen voordat deelnemers naar een paardrijkamp komen?: Controleer oudercontactgegevens, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten. Zorg ook dat overnachtingsplekken, maaltijden, helmen, rijmateriaal en de inschrijving klaarstaan voordat de deelnemers arriveren.
Hoeveel tenten en slaapplaatsen heb ik nodig voor een paardrijkamp?: Reken minimaal één slaapplaats per deelnemer en begeleider, plus een kleine reserve voor onverwachte wijzigingen. Deel de slaapplaatsen uiterlijk enkele dagen vooraf in en zet de tenten vóór de ontvangst op.
Wanneer controleer ik de paarden en het rijmateriaal voor het kamp?: Doe een eerste controle 1 tot 2 weken vooraf en een laatste controle op de dag vóór de start. Controleer dan ook de rijbaan, helmen, zadels, hoofdstellen, halsters en longeerlijnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.