Zo organiseer je een Paardenweidedag

Begin met de datum, locatie en het aantal paarden en begeleiders. Daarna leg je het programma vast en verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en praktische gegevens van bezoekers. Regel vroeg de voorzieningen die op een weide niet vanzelfsprekend zijn, zoals toiletten, stroom, afrastering en beschutting. In de laatste week draait alles om veiligheid, routes, leveringen en de verzorging van de paarden. Zo voorkom je dat een demonstratie klaarstaat terwijl de toegang, waterpunten of publieksafscheiding nog niet geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Paarden en begeleiders inventariseren
2 personen
6
Programma en demonstraties vastleggen
2 personen
7
Reserveringen voor toiletten maken
8
Stroomvoorziening controleren
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Definitieve bezoekerslijst maken
11
Leveringen controleren
2 personen
12
Paardenweide inspecteren
2 personen
13
Afrastering op schade controleren
2 personen
14
Onveilige planten verwijderen
2 personen
15
Weide en toegangspad maaien
2 personen
16
Hindernissen veilig opstellen
3 personen
17
Paardenverblijven schoonmaken
2 personen
18
Hooi en water klaarzetten
2 personen
19
Paardenboxen markeren
2 personen
20
Poetsmaterialen sorteren
2 personen
21
Verzorgingsdemonstratie voorbereiden
2 personen
22
Rij- en looproute uitzetten
3 personen
23
Publieksbarrières plaatsen
3 personen
24
Waarschuwingsborden ophangen
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Decoratie ophangen
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Broodjes en salades voorbereiden
3 personen
33
Barbecue en kookmateriaal klaarzetten
2 personen
34
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
35
Terrein en afvalpunten nalopen
2 personen
36
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
37
Gastenlijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen
38
Paarden rustig laten wennen
3 personen
39
Dierenverzorgers instrueren
2 personen

Event

40
Ontvangst van bezoekers
3 personen
41
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
42
Paarden voorstellen
2 personen
43
Poetsactiviteiten begeleiden
4 personen
44
Paarden voeren begeleiden
3 personen
45
Rondleiding langs de stallen geven
2 personen
46
Paardendemonstratie begeleiden
4 personen
47
Water voor paarden controleren
2 personen
48
Paardenrust bewaken
2 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Servies en bestek bijvullen
2 personen
55
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
56
Avondverlichting inschakelen
57
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
58
Paarden naar de nachtverblijven brengen
3 personen
59
Laatste dierencontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Keuken schoonmaken
2 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Paardenmest verwijderen
3 personen
65
Partytenten afbouwen
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
67
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
68
Afrastering nalopen
2 personen
69
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Koelboxen en kratten schoonmaken
2 personen
72
Overgebleven voedsel veilig opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelnummertjesaantal 10

Sportmateriaal

Springhindernissenaantal 4
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 8
Hooinettenaantal 6
Hooiaantal 4
Voerbakkenaantal 8
Halstersaantal 8
Longeerlijnenaantal 4
Halstertouwenaantal 8
Poetskoffersaantal 6
Rosborstelsaantal 12
Hoefkrabbersaantal 8
Zadeldekjesaantal 4
Paardentondeusesaantal 2
Voerscheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Wateremmersaantal 8
Zadelsaantal 2
Veiligheidscapsaantal 6
Reflecterende dekensaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Zaklampenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk vier weken vooraf een inventarisatie van alle paarden en begeleiders. Noteer per paard waar het verblijft, hoeveel hooi en water nodig is en wie verantwoordelijk is voor de verzorging.
Controleer de paardenweide minstens één week vooraf op beschadigde afrastering, giftige planten en slechte plekken in het toegangspad. Maai alleen waar dat nodig is en inspecteer het terrein daarna opnieuw te voet.
Zet rijroutes, looproutes en publieksbarrières vóór de opbouw van hindernissen uit. Houd demonstraties en bezoekersstromen gescheiden, zodat niemand onverwacht op een rij- of werkzone terechtkomt.
Regel stroom en toiletten niet pas op de dag zelf. Controleer vooraf waar verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen liggen en plan de toiletlevering voordat de definitieve bezoekerslijst bekend is.
Maak 24 uur vooraf een slechtweerbesluit: waar komen partytenten, tafels en stoelen te staan en wat gebeurt er met demonstraties? Controleer die ochtend opnieuw de weersverwachting en zet hooi, water en paardenverblijven pas daarna definitief klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Paardenweidedag organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en het programma. Reserveer toiletten en controleer stroom uiterlijk drie tot vier weken vooraf, omdat die voorzieningen op een weide extra voorbereiding vragen.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Reken op minstens vier uur voor terreincontrole, afrastering, maaien, routes, barrières, tafels en stoelen. Plan de paardenverblijven, het hooi en water zo dat alles minimaal één uur vóór de eerste bezoekers klaarstaat.
Wanneer controleer je de paardenweide op veiligheid?: Doe een eerste controle één week vooraf en een tweede controle op de ochtend zelf. Let op schade aan de afrastering, onveilige planten, losse hindernissen en plekken waar bezoekers of paarden elkaar kunnen kruisen.
Hoeveel ruimte moet je reserveren voor bezoekers en paarden?: Maak aparte zones voor paardenverblijven, demonstraties, looproutes en publiek; combineer die niet in één doorgang. Controleer de indeling opnieuw zodra de definitieve bezoekerslijst klaar is, uiterlijk één dag voor het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.