Organiser une journée de prairie pour chevaux

Commencez par fixer la date, le lieu et la capacité d’accueil avant d’envoyer les invitations. Pour cette journée, il faut gérer en parallèle les visiteurs, les chevaux, les démonstrations et la sécurité de la prairie. Le bon ordre consiste à recueillir les inscriptions, confirmer les besoins alimentaires et préparer les installations seulement après avoir établi la liste définitive. Les oublis les plus fréquents concernent l’état des clôtures, l’eau et le foin, les toilettes, les branchements électriques et la circulation des véhicules.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Inventorier les chevaux et les accompagnateurs
2 personnes
6
Définir le programme et les démonstrations
2 personnes
7
Faire des réservations pour les toilettes
8
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste définitive des visiteurs
11
Vérifier les livraisons
2 personnes
12
Inspecter le pâturage des chevaux
2 personnes
13
Vérifier les dommages sur la clôture
2 personnes
14
Retirer les plantes dangereuses
2 personnes
15
Tondre la prairie et le chemin d'accès
2 personnes
16
Installer les obstacles en toute sécurité
3 personnes
17
Nettoyer les boxes des chevaux
2 personnes
18
Préparer le foin et l’eau
2 personnes
19
Marquer les boxes pour chevaux
2 personnes
20
Trier les produits de nettoyage
2 personnes
21
Préparer la démonstration de soins
2 personnes
22
Définir le parcours des véhicules et des piétons
3 personnes
23
Installer les barrières pour le public
3 personnes
24
Installer les panneaux d'avertissement
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
3 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Installer la décoration
2 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Préparer les sandwiches et les salades
3 personnes
33
Préparer le barbecue et le matériel de cuisine
2 personnes
34
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
35
Faire le tour du site et des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Aménager la table d'accueil
2 personnes
37
Préparer la liste des invités et les bracelets
2 personnes
38
Laisser les chevaux s’habituer tranquillement
3 personnes
39
Instruire les soigneurs animaliers
2 personnes

Événement

40
Accueil des visiteurs
3 personnes
41
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
42
Présenter les chevaux
2 personnes
43
Encadrer les activités de nettoyage
4 personnes
44
Accompagner le nourrissage des chevaux
3 personnes
45
Faire la visite des écuries
2 personnes
46
Encadrer la démonstration de chevaux
4 personnes
47
Vérifier l'eau pour les chevaux
2 personnes
48
Surveiller la zone de repos des chevaux
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
55
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
56
Allumer l’éclairage du soir
57
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
58
Amener les chevaux aux box de nuit
3 personnes
59
Effectuer le dernier contrôle des animaux
2 personnes

Suivi

60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer la cuisine
2 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Retirer le fumier de cheval
3 personnes
65
Démonter les tentes de réception
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
67
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
68
Inspecter les clôtures
2 personnes
69
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
72
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 100
Louchesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Petites cartes de tableqté 10

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 4
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 8
Filets à foinqté 6
Foinqté 4
Gamellesqté 8
Licolsqté 8
Longesqté 4
Licolsqté 8
Malles de nettoyageqté 6
Brosses à queueqté 12
Nettoyeurs de sabotsqté 8
Tapis de selleqté 4
Tondeuses pour chevauxqté 2
Pelles à nourritureqté 4
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Seaux d'eauqté 8
Sellesqté 2
Caps de sécuritéqté 6
Couvertures réfléchissantesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8
Lampes de pocheqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez séparément le nombre de chevaux, d’accompagnateurs et les besoins alimentaires. Établissez la liste définitive quelques jours avant la journée pour ajuster les tables, les chaises et les repas.
Inspectez la prairie et le chemin d’accès avant l’installation. Vérifiez chaque clôture, retirez les plantes dangereuses et tondez les passages assez tôt pour pouvoir corriger un problème avant l’arrivée du public.
Séparez clairement les zones des chevaux et du public. Définissez un parcours pour les véhicules et les piétons, puis installez les barrières et panneaux d’avertissement avant de mettre les obstacles en place.
Préparez les chevaux avant le reste de l’accueil : boxes nettoyés et identifiés, foin et eau disponibles, produits de nettoyage triés et démonstration de soins prête. Ne gardez pas ces tâches pour le matin si plusieurs chevaux sont attendus.
Vérifiez les besoins techniques au moins 48 heures avant : alimentation électrique, rallonges, multiprises, éclairage et sonorisation. Contrôlez aussi les livraisons et les prévisions météo afin de décider où installer les tentes, les tables et le buffet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une journée de prairie pour chevaux ?: Confirmez la date et le lieu au moins 4 semaines à l’avance, puis envoyez les invitations. Faites la visite de sécurité de la prairie et vérifiez les réservations environ 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il arrêter les inscriptions ?: Fixez une date limite 5 à 7 jours avant la journée. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive, de compter les chevaux et les accompagnateurs et d’adapter les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier dans une prairie avant d’accueillir des chevaux ?: Inspectez les clôtures, les accès et les zones de circulation au moins une semaine avant. Retirez les plantes dangereuses, contrôlez les obstacles et prévoyez du foin et de l’eau pour toute la durée de la journée.
Quand installer les barrières et les panneaux pour le public ?: Installez-les avant l’arrivée des visiteurs, idéalement le matin même après avoir défini les parcours. Vérifiez que les barrières séparent bien les chevaux, les véhicules et les piétons, sans bloquer les accès de secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.