Checklist Paardenweidedag organiseren

Een Paardenweidedag vraagt meer voorbereiding dan alleen paarden en bezoekers uitnodigen. Je regelt tegelijk de veiligheid van de weide, de verzorging van de dieren, demonstraties, catering en publieksbegeleiding. Begin enkele weken vooraf met datum, locatie, aanmeldingen en programma; controleer in de laatste week vooral afrastering, toegang, stroom en leveringen. Op de dag zelf draait alles om duidelijke routes, gemarkeerde paardenverblijven en een vaste volgorde voor opbouw, ontvangst en demonstraties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Paarden en begeleiders inventariseren
2 personen
Programma en demonstraties vastleggen
2 personen
Reserveringen voor toiletten maken
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve bezoekerslijst maken
Leveringen controleren
2 personen
Paardenweide inspecteren
2 personen
Afrastering op schade controleren
2 personen
Onveilige planten verwijderen
2 personen
Weide en toegangspad maaien
2 personen
Hindernissen veilig opstellen
3 personen
Paardenverblijven schoonmaken
2 personen
Hooi en water klaarzetten
2 personen
Paardenboxen markeren
2 personen
Poetsmaterialen sorteren
2 personen
Verzorgingsdemonstratie voorbereiden
2 personen
Rij- en looproute uitzetten
3 personen
Publieksbarrières plaatsen
3 personen
Waarschuwingsborden ophangen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes en salades voorbereiden
3 personen
Barbecue en kookmateriaal klaarzetten
2 personen
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
Terrein en afvalpunten nalopen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Gastenlijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Paarden rustig laten wennen
3 personen
Dierenverzorgers instrueren
2 personen

Event

Ontvangst van bezoekers
3 personen
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
Paarden voorstellen
2 personen
Poetsactiviteiten begeleiden
4 personen
Paarden voeren begeleiden
3 personen
Rondleiding langs de stallen geven
2 personen
Paardendemonstratie begeleiden
4 personen
Water voor paarden controleren
2 personen
Paardenrust bewaken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies en bestek bijvullen
2 personen
Tafels tussendoor afruimen
3 personen
Avondverlichting inschakelen
Afscheid van bezoekers begeleiden
3 personen
Paarden naar de nachtverblijven brengen
3 personen
Laatste dierencontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Paardenmest verwijderen
3 personen
Partytenten afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Verlichting en decoratie verwijderen
2 personen
Afrastering nalopen
2 personen
Materialen schoon en droog opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en kratten schoonmaken
2 personen
Overgebleven voedsel veilig opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Barbecueaantal 2
Gasflessenaantal 3

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbord
Programmabordenaantal 4
Tafelnummertjesaantal 10

Sportmateriaal

Springhindernissenaantal 4
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Dierenbenodigdheden

Waterbakkenaantal 8
Hooinettenaantal 6
Hooiaantal 4
Voerbakkenaantal 8
Halstersaantal 8
Longeerlijnenaantal 4
Halstertouwenaantal 8
Poetskoffersaantal 6
Rosborstelsaantal 12
Hoefkrabbersaantal 8
Zadeldekjesaantal 4
Paardentondeusesaantal 2
Voerscheppenaantal 4
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Wateremmersaantal 8
Zadelsaantal 2
Veiligheidscapsaantal 6
Reflecterende dekensaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 8
Zaklampenaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inventarisatie van paarden en begeleiders uiterlijk twee weken vooraf. Noteer per paard wie verantwoordelijk is, welke box of verblijf wordt gebruikt en welke verzorgings- of dieetafspraken gelden.
Loop de paardenweide minstens één week vooraf volledig na en herhaal die controle op de ochtend zelf. Let op schade aan de afrastering, onveilige planten, losse hindernissen en een begaanbaar toegangspad.
Zet publieks- en rijroutes niet pas tijdens de opbouw uit. Plaats barrières en waarschuwingsborden vóór de eerste bezoekers arriveren, zodat niemand onverwacht tussen paarden, demonstraties of hindernissen terechtkomt.
Controleer stroomvoorziening, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één dag vooraf op de plek waar koffie, geluid en verlichting komen. Test de draagbare speaker en zet voor avondlicht lichtsnoeren of LED-lantaarns klaar.
Maak de definitieve bezoekerslijst 24 uur voor aanvang en vergelijk die met de catering en zitplaatsen. Zet water, hooi, koelboxen, thermoskannen en serveermateriaal klaar voordat de eerste demonstratie begint; tijdens het programma heb je daar weinig tijd voor.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Paardenweidedag organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, uitnodigingen en het programma. Plan de veiligheidscontrole van de weide en de afrastering in de laatste week en doe op de ochtend zelf een tweede ronde.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een Paardenweidedag?: Reken voor een volledige opbouw minimaal 3 tot 4 uur, afhankelijk van het aantal tenten, tafels, barrières en demonstraties. Zet eerst routes, paardenverblijven en hindernissen veilig; richt daarna catering, ontvangst en decoratie in.
Wanneer moet ik het aantal paarden en begeleiders vastleggen?: Verzamel de inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf en controleer die opnieuw 48 uur voor de Paardenweidedag. Zo kun je boxen markeren, verzorgingsmaterialen sorteren en de rij- en looproute aanpassen aan het definitieve aantal dieren.
Wanneer controleer ik het weer en de leveringen?: Bekijk de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals de ochtend voor aanvang. Controleer tenten, toiletten, stroom, catering en andere leveringen uiterlijk 24 uur vooraf, zodat ontbrekende zaken nog geregeld kunnen worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.