Checklist pour organiser une journée de prairie pour chevaux

Une journée de prairie pour chevaux demande une préparation différente d’une fête classique : il faut coordonner les visiteurs, les accompagnateurs, les chevaux et les démonstrations. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. La sécurité du pâturage, des clôtures, des obstacles et des déplacements doit être vérifiée avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, des barrières et de la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les chevaux et les accompagnateurs
2 personnes
Définir le programme et les démonstrations
2 personnes
Faire des réservations pour les toilettes
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
Vérifier les livraisons
2 personnes
Inspecter le pâturage des chevaux
2 personnes
Vérifier les dommages sur la clôture
2 personnes
Retirer les plantes dangereuses
2 personnes
Tondre la prairie et le chemin d'accès
2 personnes
Installer les obstacles en toute sécurité
3 personnes
Nettoyer les boxes des chevaux
2 personnes
Préparer le foin et l’eau
2 personnes
Marquer les boxes pour chevaux
2 personnes
Trier les produits de nettoyage
2 personnes
Préparer la démonstration de soins
2 personnes
Définir le parcours des véhicules et des piétons
3 personnes
Installer les barrières pour le public
3 personnes
Installer les panneaux d'avertissement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwiches et les salades
3 personnes
Préparer le barbecue et le matériel de cuisine
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Faire le tour du site et des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer la liste des invités et les bracelets
2 personnes
Laisser les chevaux s’habituer tranquillement
3 personnes
Instruire les soigneurs animaliers
2 personnes

Événement

Accueil des visiteurs
3 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Présenter les chevaux
2 personnes
Encadrer les activités de nettoyage
4 personnes
Accompagner le nourrissage des chevaux
3 personnes
Faire la visite des écuries
2 personnes
Encadrer la démonstration de chevaux
4 personnes
Vérifier l'eau pour les chevaux
2 personnes
Surveiller la zone de repos des chevaux
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Amener les chevaux aux box de nuit
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle des animaux
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer le fumier de cheval
3 personnes
Démonter les tentes de réception
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer l’éclairage et la décoration
2 personnes
Inspecter les clôtures
2 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 100
Louchesqté 10

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 3

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4
Petites cartes de tableqté 10

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 4
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 8
Filets à foinqté 6
Foinqté 4
Gamellesqté 8
Licolsqté 8
Longesqté 4
Licolsqté 8
Malles de nettoyageqté 6
Brosses à queueqté 12
Nettoyeurs de sabotsqté 8
Tapis de selleqté 4
Tondeuses pour chevauxqté 2
Pelles à nourritureqté 4
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Seaux d'eauqté 8
Sellesqté 2
Caps de sécuritéqté 6
Couvertures réfléchissantesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8
Lampes de pocheqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez le pâturage au moins 7 jours avant l’événement : inspectez les clôtures, retirez les plantes dangereuses et tondez le chemin d’accès avant les dernières prévisions météo.
Établissez la liste définitive des visiteurs 3 à 5 jours avant la journée. Séparez clairement le nombre de chevaux, d’accompagnateurs et de visiteurs afin d’adapter les boxes, le foin et l’eau.
Définissez un parcours distinct pour les véhicules et les piétons avant l’installation. Les barrières du public et les panneaux d’avertissement doivent être en place avant l’arrivée du premier cheval.
Préparez les démonstrations la veille : obstacles installés de manière sûre, matériel de soins regroupé et boxes nettoyés, identifiés et prêts à accueillir les chevaux.
Testez l’alimentation électrique et les rallonges au moins 24 heures avant. Vérifiez aussi les livraisons, les toilettes, les tentes, les tables et les chaises pour éviter une installation précipitée le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée de prairie pour chevaux ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, les réservations de toilettes et la définition du programme prennent plus de temps que l’installation sur place.
Combien de temps avant faut-il vérifier le pâturage et les clôtures ?: Faites une première inspection 7 jours avant, puis un dernier contrôle la veille. Vérifiez les dommages sur les clôtures, les plantes dangereuses, l’état du chemin et la sécurité des obstacles.
Quand confirmer le nombre de chevaux et d’accompagnateurs ?: Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement. Établissez la liste définitive 3 à 5 jours avant afin de préparer les boxes, le foin, l’eau et l’organisation des déplacements.
Que faut-il installer le jour de la journée de prairie ?: Prévoyez l’installation des barrières, panneaux, tables, chaises, tentes et équipements au moins 2 à 3 heures avant l’accueil du public. Les zones réservées aux chevaux et les parcours de circulation doivent être prêts avant leur arrivée.

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