Paardenshow organiseren: checklist en planning

Een paardenshow vraagt om meer dan een piste en een startlijst. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, paardenwelzijn, jury, deelnemers en publieksveiligheid. Begin met datum, programma en terrein en werk daarna toe naar inschrijvingen, startlijsten en de indeling van de wedstrijddag. Controleer in de laatste week niet alleen het weer, maar ook stallen, boxen, EHBO en stroom voor de geluidsinstallatie. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en wat vaak te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verzekering controleren
Jury en omroeper vastleggen
2 personen
Dierenarts en hoefsmid vastleggen
2 personen
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Paarden en ruiters registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Startlijsten naar deelnemers sturen
Prijzen en linten bestellen
Catering reserveren
EHBO-middelen controleren
Omroepteksten schrijven
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Terrein en stallen inspecteren
3 personen
Paardenboxen uitzetten
3 personen
Terrein egaliseren
4 personen
Wedstrijdpiste afzetten
4 personen
Spring- en showelementen plaatsen
4 personen
Publieksvakken afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen

Event

Paarden aanmelden
3 personen
Paarden en documenten controleren
2 personen
Parkeerplaats begeleiden
3 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Opening aankondigen
Deelnemers naar de piste begeleiden
3 personen
Piste veilig houden
2 personen
Wedstrijdrondes aankondigen
Punten en tijden registreren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringtafels schoonhouden
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Pauzes voor paarden bewaken
3 personen
Paarden water geven
3 personen
Incidenten registreren
Publiek veilig laten vertrekken
3 personen
Paarden terug naar trailers begeleiden
3 personen

Nazorg

Piste en publieksruimte afbreken
5 personen
Springmateriaal opruimen
4 personen
Stallen schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongevonden spullen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 160
Jurytafel
Garderoberekkenaantal 2

Sportmateriaal

Pistehekkenaantal 80
Springbalkenaantal 20
Springstaandersaantal 12
Dressuurlettersaantal 12
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 3

Dierenverzorging

Paardenboxenaantal 20
Waterbakkenaantal 24
Voerbakkenaantal 20
Hooinettenaantal 20
Poepvorkenaantal 6
Kruiwagensaantal 3
Stalbezemsaantal 4
Groomingsetsaantal 4

Veiligheid

Verkeershekkenaantal 20
Afzetlintaantal 6
EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Reflectievestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Welkomstbordenaantal 3
Programmastandaardsaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 180
Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 180
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en terrein minimaal 12 weken vooraf vast. Controleer meteen of vergunningen, meldingen en verzekering nodig zijn; die kunnen je planning anders stilleggen.
Regel jury, omroeper, dierenarts en hoefsmid uiterlijk 8 weken vooraf. Vraag ook een achtervang voor de wedstrijddag, want één afzegging kan het programma direct vertragen.
Sluit de inschrijving 2 tot 3 weken voor de show en verwerk daarna paarden, ruiters en dieetwensen. Stuur de definitieve startlijsten uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat deelnemers fouten nog kunnen melden.
Maak één plattegrond met pistehekken, springmateriaal, paardenboxen, parkeerplaatsen, publieksvakken en EHBO. Zet verkeershekken en afzetlint niet pas op de dag zelf klaar, maar controleer de route tijdens de terreininspectie.
Plan in de laatste week een materiaal- en stroomcontrole. Test microfoons en luidsprekers, leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg en zet per stalzone waterbakken, voerbakken, hooinetten en schoonmaakmateriaal klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een paardenshow organiseren?: Begin minstens 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Regel jury, dierenarts en hoefsmid ongeveer 8 weken vooraf en sluit de inschrijving 2 tot 3 weken voor de show.
Wanneer stuur ik de startlijst van een paardenshow?: Stuur de definitieve startlijst uiterlijk 5 dagen voor de paardenshow. Houd daarna alleen nog wijzigingen bij die invloed hebben op startvolgorde, veiligheid of dierenwelzijn.
Hoeveel paardenboxen heb ik nodig voor een paardenshow?: Voorzie minimaal één box per aangemeld paard dat op locatie moet verblijven en tel 10% reserve mee. Bij 40 paarden betekent dat 44 boxen, plus voldoende waterbakken, voerbakken en hooinetten.
Wat moet ik een week voor een paardenshow controleren?: Controleer 7 dagen vooraf het terrein, de stallen, boxen, piste, parkeerroute, EHBO-middelen en brandblussers. Test ook de geluidsinstallatie en bevestig de aanwezigheid van jury, omroeper, dierenarts, hoefsmid en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.