Pferdeshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Pferdeshow braucht neben Programm und Startlisten vor allem klare Abläufe für Pferde, Reiter, Helfer und Zuschauer. Plane zuerst Gelände, Genehmigungen und medizinische Versorgung, bevor du Anmeldungen öffnest. Später kommen Boxen, Hindernisse, Technik, Catering und Parkflächen hinzu. Die Checkliste führt dich von den ersten Absprachen bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag und zeigt, welche Details häufig zu spät geregelt werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Gelände reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Versicherung prüfen
Jury und Ansager festlegen
2 Personen
Tierarzt und Hufschmied festlegen
2 Personen
Teilnehmerreglement erstellen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Pferde und Reiter registrieren
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startlisten zusammenstellen
2 Personen
Startlisten an Teilnehmer senden
Preise und Bänder bestellen
Catering reservieren
Erste-Hilfe-Material prüfen
Durchsagen schreiben
Freiwillige einteilen
2 Personen
Parkplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Gelände und Ställe inspizieren
3 Personen
Pferdeboxen aufstellen
3 Personen
Gelände ebnen
4 Personen
Wettkampfstrecke absperren
4 Personen
Sprung- und Showelemente aufbauen
4 Personen
Zuschauerbereiche absperren
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen

Event

Pferde anmelden
3 Personen
Pferde und Dokumente prüfen
2 Personen
Parkplatz begleiten
3 Personen
Publikum empfangen
4 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnung ankündigen
Teilnehmende zur Piste begleiten
3 Personen
Piste sichern
2 Personen
Wettkampfrunden ankündigen
Punkte und Zeiten erfassen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringtische sauber halten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Pausen für Pferde überwachen
3 Personen
Pferde tränken
3 Personen
Zwischenfälle dokumentieren
Publikum sicher hinausleiten
3 Personen
Pferde zurück zu den Anhängern begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Piste und Zuschauerbereich abbauen
5 Personen
Sprungmaterial wegräumen
4 Personen
Ställe reinigen
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Nicht gefundene Gegenstände einsammeln
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 160
Jurytisch
GarderobenständerAnz. 2

Sportmaterial

StreckenabsperrungenAnz. 80
SprungbalkenAnz. 20
FederständerAnz. 12
DressurbuchstabenAnz. 12
KegelAnz. 24
MessbänderAnz. 3

Tierpflege

PferdeboxenAnz. 20
WasserbehälterAnz. 24
FutternäpfeAnz. 20
HeunetzeAnz. 20
KotgabelnAnz. 6
SchubkarrenAnz. 3
StallbesenAnz. 4
PflegesetsAnz. 4

Sicherheit

VerkehrsbarrierenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KassenboxenAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WillkommensschilderAnz. 3
ProgrammständerAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 180
Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
ServierschalenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ZangenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Reglement und Anmeldeschluss früh fest. Verschicke die finalen Startlisten spätestens 3 bis 5 Tage vor der Show, damit Reiter Anreise und Pferdeunterbringung planen können.
Kläre Tierarzt und Hufschmied nicht erst bei der Anreise. Bestätige beide mindestens 2 Wochen vorher und hinterlege ihre Erreichbarkeit für den Veranstaltungstag.
Plane Boxen, Wasser, Heu und Einstreu anhand der gemeldeten Pferde. Stelle die Stallbereiche mindestens einen Tag vorher auf und prüfe Wege, Beleuchtung und Entsorgung.
Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Schreibe Durchsagen für Startwechsel, Notfälle und Parkplatzregelung vorab auf.
Teile Helfer mit konkreten Uhrzeiten und Bereichen ein: Einlass, Parken, Stall, Parcours und Erste Hilfe. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und lege fest, wer Absperrungen, Boxen und Material kontrolliert.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Pferdeshow organisieren?: Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Teilnehmerreglement, Anmeldeformular und Sponsoren sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor der Show vorbereitet sein.
Wann müssen Startlisten für eine Pferdeshow verschickt werden?: Sende die geprüften Startlisten idealerweise 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch mindestens 1 bis 2 Werktage für Korrekturen bei Pferden, Reitern oder Startzeiten.
Wie viele Helfer braucht eine Pferdeshow?: Für eine kleine Show solltest du mindestens 8 bis 12 Helfer gleichzeitig einplanen, zusätzlich zu Jury und Ansager. Besetze getrennt Parken, Einlass, Stall, Parcours, Technik und Erste Hilfe, damit niemand mehrere kritische Bereiche allein betreut.
Was muss am Tag vor einer Pferdeshow kontrolliert werden?: Kontrolliere am Vortag Gelände, Ställe, Boxen, Hindernisse, Absperrungen, Wasserstellen, Erste-Hilfe-Material und Feuerlöscher. Teste außerdem die Tontechnik und prüfe, ob Startlisten, Durchsagen und Parkplan in gedruckter Form vorliegen.

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