Checklist voor een paaldansworkshop organiseren

Een paaldansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een studio en een datum reserveren. Je moet deelnemers, catering en vervoer afstemmen én controleren of palen, crashmatten en ruimte klaarstaan. Plan de workshop als vast middelpunt van de dag en werk daaromheen met ontvangst, uitleg, maaltijd en opruimen. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat je op de dag zelf niet nog boodschappen, materialen of bevestigingen hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
Locatie en workshop reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer en route delen
Definitieve deelnemerslijst maken
Maaltijd en boodschappen plannen
Workshopbevestiging controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Wraps en maaltijd voorbereiden
2 personen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Workshopruimte controleren
2 personen
Palen en matten opstellen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Workshopuitleg verzorgen
Paaldansworkshop begeleiden
2 personen
Water en handdoeken bijvullen
Groepsfoto maken
Aperitief en hapjes serveren
2 personen
Maaltijd klaarzetten
2 personen
Maaltijd en drank serveren
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
Muziek verzorgen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies en glazen afwassen
2 personen
Palen en matten afbreken
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Overgebleven boodschappen opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Danspalenaantal 4
Crashmattenaantal 4
Gripdoekjesaantal 12
Handdoekenaantal 16
Yogamattenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 3
Stoelenaantal 14
Kledingrek
Kledinghangersaantal 14

Servies

Herbruikbare bekersaantal 30
Bordenaantal 16
Besteksetsaantal 16
Wijnglazenaantal 16
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Mengkommenaantal 3
Opscheptangenaantal 3

Apparatuur

Draagbare speaker
Oplaadkabelsaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 30
Slingersaantal 4
Fotopropsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en workshopreservering eerst vast. Plan daarna de uitnodigingen, zodat deelnemers meteen weten hoe laat ze worden verwacht en hoeveel tijd de workshop en maaltijd samen innemen.
Verstuur uitnodigingen vroeg genoeg om aanmeldingen, dieetwensen en vervoer te verzamelen. Maak uiterlijk enkele dagen vooraf een definitieve deelnemerslijst en gebruik die ook voor de boodschappen.
Controleer de workshopruimte vóór de ontvangst: staan alle danspalen stabiel, liggen de crashmatten goed en is er genoeg vrije vloer rond elke paal? Leg gripdoekjes, handdoeken en water op een vaste plek klaar.
Bereid wraps, hapjes en drankjes niet pas tijdens de workshop. Koel de dranken vooraf, zet serveerschalen en tangen klaar en houd rekening met extra tijd voor snijden, mengen en vervoeren van de maaltijd.
Test muziek, verlichting en speaker voordat deelnemers binnenkomen. Leg oplaadkabels, handdoeken en afvalbakken binnen handbereik; die kleine spullen worden tijdens een actieve workshop het snelst gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paaldansworkshop reserveren?: Reserveer de locatie en workshop zodra je een datum en gewenst programma hebt. Stuur de uitnodigingen daarna uit, zodat je vóór het boodschappen doen de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur voor het vervoeren en klaarzetten van materialen, het opstellen van palen en matten, decoratie, catering en techniek. Laat de deelnemers pas daarna binnenkomen, zodat de ruimte niet tijdens de ontvangst opgebouwd hoeft te worden.
Wat moet ik klaarleggen voor een paaldansworkshop?: Leg per gebruikte paal een geschikte crashmat klaar en zorg daarnaast voor gripdoekjes, handdoeken en water. Reken ook op een vrije vloer, muziek met speaker en voldoende zitplaatsen voor ontvangst en maaltijd.
Wanneer moet ik de definitieve boodschappen doen?: Doe de boodschappen nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, bij voorkeur 1 tot 2 dagen vóór de workshop. Koel dranken vooraf en bereid hapjes en de maaltijd zo dat ze op de dag zelf alleen nog geserveerd of afgewerkt hoeven te worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.