Zo organiseer je een ouderenmiddag zonder haast op de dag zelf

Begin niet met de aankleding, maar met de deelnemerslijst. Verstuur uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en vraag meteen naar dieetwensen, vervoer en eventuele hulp bij binnenkomen. Bevestig daarna de zaal en reserveringen, werk het programma uit en verdeel de taken over vrijwilligers. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke bewegwijzering, voldoende zitplaatsen en een getest geluidssysteem.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Vervoersbehoeften inventariseren
5
Aanwezigheidslijst maken
6
Reserveringen bevestigen
7
Programma afdrukken
8
Naamkaartjes maken
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Taart en broodjes ophalen
2 personen
11
Materialen controleren
2 personen
12
Route- en parkeerborden maken
13
Zaal openen
2 personen
14
Zaal ventileren
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Tafels indekken
3 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
23
Muziek klaarzetten
24
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
25
Vrijwilligers instrueren

Event

26
Gasten ontvangen
4 personen
27
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
28
Jassen aannemen
2 personen
29
Koffie en thee serveren
3 personen
30
Welkomstwoord verzorgen
31
Hapjes serveren
3 personen
32
Activiteit begeleiden
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Muziek verzorgen
35
Taart aansnijden
2 personen
36
Taart en fruit serveren
3 personen
37
Gasten naar vervoer begeleiden
3 personen

Nazorg

38
Servies verzamelen
3 personen
39
Eten en drinken opruimen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Versiering verwijderen
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Apparatuur uitschakelen
46
Materialen opbergen
2 personen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 60
Kapstokkenaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Kleine bordenaantal 60
Grote bordenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Taartscheppenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Vlaggenlijnenaantal 4
Bloemstukkenaantal 7
Naamkaartjesaantal 60
Pennenaantal 10
Programmafoldersaantal 60
Routebordenaantal 4
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de aanmelding niet alleen of iemand komt, maar ook of vervoer nodig is en welke dieetwensen gelden. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf af, zodat je aantallen voor koffie, taart en broodjes kunt doorgeven.
Maak de zaalindeling eerst op papier en zet daarna tafels en stoelen neer. Houd een brede, obstakelvrije route naar de ingang, toiletten en ontvangsttafel vrij en plaats kapstokken dicht bij de entree.
Plan het ophalen van taart en broodjes op de dag zelf zo laat mogelijk, maar uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst. Bewaar gekoelde producten tot gebruik in koelboxen en dek schalen met deksel af.
Test microfoon, draagbare speaker, verlengsnoeren en stekkerdozen vóórdat gasten binnenkomen. Zet muziek en het programma al klaar en wijs één vrijwilliger aan die tijdens de middag aanspreekbaar blijft voor geluid.
Laat vrijwilligers 30 minuten vóór de zaalopening aanwezig zijn. Geef iedereen één duidelijke taak, zoals ontvangst, koffie en thee, vervoer, bewegwijzering of het bijhouden van de aanwezigheidslijst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ouderenmiddag organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Verzamel dieetwensen en vervoersbehoeften uiterlijk 7 dagen voor de middag en bevestig de zaal en reserveringen in dezelfde week.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een ouderenmiddag?: Zet voor elke aangemelde gast één stoel klaar en reserveer minimaal 10% extra stoelen. Bij 40 deelnemers plaats je dus 44 stoelen, zonder stoelen in looproutes of voor nooduitgangen te zetten.
Wanneer moet ik de koffie en thee voorbereiden?: Start ongeveer 30 minuten vóór de ontvangst met koffie, thee en water. Zet niet alles tegelijk op tafel: vul thermoskannen en schalen bij, zodat de koffie warm blijft en hapjes niet uitdrogen.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een ouderenmiddag?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 10 tot 15 deelnemers, plus één persoon voor de coördinatie. Bij 40 gasten zijn 3 tot 4 vrijwilligers praktisch: voor ontvangst, catering, vervoer of begeleiding en geluid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.