Organiser un après-midi des seniors sans rien oublier

Un après-midi des seniors se prépare d’abord avec les inscriptions, les besoins alimentaires et les éventuelles demandes de transport. Ensuite, verrouillez les réservations et préparez l’accueil : liste des présents, badges, programme et signalétique. Le jour J, prévoyez un temps distinct pour aérer la salle, installer les tables et tester le son avant l’arrivée des participants. Le café, le thé, les gâteaux et les petits pains doivent être prêts sans bloquer l’équipe d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recenser les besoins en transport
5
Faire la liste des présences
6
Confirmer les réservations
7
Imprimer le programme
8
Créer des badges nominatifs
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Récupérer les gâteaux et les petits pains
2 personnes
11
Vérifier le matériel
2 personnes
12
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
13
Ouvrir la salle
2 personnes
14
Aérer la salle
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Dresser les tables
3 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Aménager la table d'accueil
2 personnes
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Tester le matériel sonore
2 personnes
23
Préparer la musique
24
Installer la signalisation
2 personnes
25
Briefer les bénévoles

Événement

26
Accueillir les invités
4 personnes
27
Distribuer les badges
2 personnes
28
Prendre les vestes
2 personnes
29
Servir le café et le thé
3 personnes
30
Assurer le mot de bienvenue
31
Servir des amuse-bouches
3 personnes
32
Accompagner l'activité
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Fournir la musique
35
Couper le gâteau
2 personnes
36
Servir le gâteau et les fruits
3 personnes
37
Accompagner les invités vers le transport
3 personnes

Suivi

38
Rassembler la vaisselle
3 personnes
39
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Éteindre l’équipement
46
Ranger le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Petites assiettesqté 60
Grandes assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pelles à gâteauqté 2
Glacièresqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 7
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 7
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 10
Brochures du programmeqté 60
Panneaux de directionqté 4
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez le temps de vérifier les régimes alimentaires, les besoins de transport et la liste définitive des présents.
Confirmez les réservations 5 à 7 jours avant l’après-midi. C’est aussi le bon moment pour imprimer le programme et préparer les badges nominatifs à partir de la liste actualisée.
Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour ouvrir et aérer la salle, installer les tables et les chaises, dresser les tables et suspendre la décoration.
Testez l’enceinte portable et le microphone 30 minutes avant le début, avec les rallonges et les multiprises réellement utilisées. Un essai rapide évite de découvrir un problème de câble pendant l’animation.
Ne laissez pas le goûter au dernier moment : récupérez les gâteaux et les petits pains le jour même, puis préparez le café, le thé et les en-cas avant l’ouverture de l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi des seniors ?: Prévoyez environ 3 semaines. Lancez les invitations au moins 14 jours avant, puis gardez les 5 à 7 derniers jours pour les inscriptions, les réservations, le transport et les achats.
Quand confirmer les inscriptions pour un après-midi des seniors ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Cette échéance permet de finaliser les présents, les besoins alimentaires et le nombre de places avant de confirmer les réservations.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 90 minutes pour une installation complète, puis 30 minutes supplémentaires pour tester le matériel sonore et vérifier la signalisation. Ajoutez du temps si plusieurs bénévoles arrivent à des heures différentes.
Quand préparer le café et les gâteaux ?: Préparez le café et le thé juste avant l’accueil, idéalement 15 à 20 minutes avant le début. Récupérez les gâteaux et les petits pains le jour même et gardez-les couverts jusqu’au service.

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