Zo organiseer je een ouderbarbecue zonder last-minute stress

Een ouderbarbecue loopt soepel als je eerst de aantallen vastlegt en pas daarna menu, huurmateriaal en boodschappen regelt. Verzamel bij de aanmeldingen meteen dieetwensen en vegetarische voorkeuren, zodat je niet op de dag zelf hoeft te improviseren. Plan de voorbereiding in blokken: droge voorraad en materiaal eerder, snijwerk en marinades kort voor de barbecue. Op locatie draait alles om een logische indeling van tenten, tafels, barbecues, buffet en drank. Dit plan helpt je de volgorde aan te houden en veel vergeten details op tijd af te vinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Locatie bevestigen
5
Huurmateriaal reserveren
6
Menu en aantallen bepalen
2 personen
7
Vegetarische porties plannen
8
Weersverwachting controleren
9
Boodschappenlijst controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Droge voorraad klaarzetten
12
Dranken koelen
2 personen
13
Vlees marineren
2 personen
14
Groenten wassen en snijden
2 personen
15
Desserts portioneren
16
Aanwezigheid en dieetlijst printen
17
Terrein inspecteren
2 personen
18
Partytenten opbouwen
4 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Barbecueapparatuur plaatsen
2 personen
21
Verlichting ophangen
2 personen
22
Buffet en drankentafels inrichten
3 personen
23
Salades en brood klaarzetten
2 personen

Event

24
Barbecues aansteken
2 personen
25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Vlees en groenten grillen
3 personen
28
Buffet aanvullen
2 personen
29
Dranken bijvullen
2 personen
30
Koffie en thee serveren
2 personen
31
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen
32
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

33
Barbecues veilig laten afkoelen
2 personen
34
Eten en dranken opruimen
3 personen
35
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
36
Tafels en stoelen schoonmaken
2 personen
37
Terrein schoonmaken
3 personen
38
Partytenten afbreken
4 personen
39
Huurmateriaal retourneren
2 personen
40
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Statafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Aluminium schalenaantal 8
Keukentangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Aluminiumfoliehouder

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 4
Afwasborstelsaantal 3
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag bij de uitnodiging om een aanmelding vóór een vaste datum en noteer per persoon volwassenen, kinderen, vegetarische porties en dieetwensen. Print de aanwezigheids- en dieetlijst op de dag zelf; losse appjes raken snel zoek.
Bepaal de hoeveelheden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reken voor het eerste uur ongeveer twee tot drie drankjes per volwassene en houd extra vegetarische porties apart van vlees en marinade.
Regel tenten, tafels, stoelen, barbecues, koelboxen en verlengkabels niet pas op de ochtend zelf. Controleer minimaal één week vooraf of alles bevestigd is en of er op de locatie genoeg stroompunten zijn.
Doe droge boodschappen eerder, maar plan gekoelde producten, marinades, gesneden groenten en desserts afzonderlijk. Koel dranken enkele uren vooraf en gebruik aparte schalen en tangen voor vegetarisch eten.
Maak de opbouwvolgorde zichtbaar voor helpers: eerst terreininspectie en tenten, daarna tafels en stoelen, vervolgens barbecue en buffet. Steek de barbecues pas aan wanneer gasten bijna arriveren, zodat het eten niet te vroeg klaar is en afvalbakken en verlichting al staan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vlees en vegetarisch eten heb ik nodig voor een ouderbarbecue?: Bepaal de porties op basis van de definitieve aanmeldingen en splits vleeseters en vegetariërs apart. Plan voor een volwassene meerdere kleine barbecueporties en houd per vegetarische gast een volwaardige portie achter de hand, inclusief aparte tang en schaal.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een ouderbarbecue versturen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef een uiterste aanmelddatum die ongeveer 10 tot 14 dagen vóór de barbecue ligt, zodat je menu, dieetwensen en huurmaterialen nog kunt aanpassen.
Wanneer moet ik boodschappen doen voor een ouderbarbecue?: Haal droge voorraad en houdbare dranken 2 tot 3 dagen vooraf. Koop gekoelde producten uiterlijk 1 dag vooraf, marineer vlees en snijd groenten zo kort mogelijk voor het evenement en koel de dranken enkele uren van tevoren.
Hoe lang duurt de opbouw van een ouderbarbecue?: Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, verlichting, buffet en barbecues. Laat minstens 2 helpers meewerken en houd daarna nog 30 minuten over voor het aansteken, controleren van de dieetlijst en ontvangen van de eerste gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.