Checklist voor een oudejaarswandeling
Een oudejaarswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf een toegankelijk parcours, duidelijke start- en eindpunten, rustplaatsen en een korte alternatieve route. Controleer daarnaast vervoer, parkeren en het weer, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn. Op de dag zelf draait het om zichtbaarheid, warme drank, opgeladen telefoons en een gecontroleerde route zonder obstakels. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet vastleggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wandelroute vaststellen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Start- en eindpunt vastleggen
2 personen
Alternatieve korte route maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
Routebeschrijving versturen
Weersverwachting volgen
Parkeermogelijkheden controleren
Openbaarvervoerinformatie controleren
Routekaart afdrukken
Pijlen en routeborden maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Telefoonnummers voor noodgevallen verzamelen
Weerbericht definitief controleren
Route op obstakels controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Warme drank voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Materialen labelen
Mobiele telefoons opladen
2 personen
EHBO-set controleren
Thermosflessen vullen
2 personen
Hapjes verpakken
2 personen
Startlocatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjestafel inrichten
2 personen
Afvalbakken plaatsen
Event
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Reflectiehesjes uitdelen
2 personen
Startuitleg geven
Wandeling begeleiden
3 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Routeaanduiding controleren
2 personen
Rustpunt inrichten
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afval verzamelen
2 personen
Deelnemers tellen bij rustpunt
Routewijzigingen communiceren
Eindpunt voorbereiden
3 personen
Deelnemers bij eindpunt ontvangen
3 personen
Warme dranken bij eindpunt serveren
2 personen
Snacks bij eindpunt serveren
2 personen
Muziek afspelen
Dranken bijvullen
Toezicht houden bij eindpunt
2 personen
Aftelmoment aankondigen
Laatste deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routepijlen verwijderen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Start- en eindlocatie schoonmaken
3 personen
Route op achtergebleven afval controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelaantal 6
- Klapstoelaantal 40
- Statafelaantal 4
- Tafellinnenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekeraantal 100
- Mokaantal 80
- Bordaantal 80
- Besteksetaantal 80
- Serveerbladaantal 8
Keuken
- Thermoskanaantal 8
- Waterkokeraantal 3
- Koffiezetapparaataantal 2
- Schenkkanaantal 6
- Koelboxaantal 4
- Snijplankaantal 4
- Broodmesaantal 3
- Keukenmesaantal 3
- Serveertangaantal 6
- Maatbekeraantal 3
Route en veiligheid
- Routekaartaantal 60
- Routepijlaantal 30
- Routebordaantal 12
- Reflectiehesjeaantal 20
- Zaklampaantal 12
- Hoofdlampaantal 8
- Verkeerskegelaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- EHBO-setaantal 2
- Reddingsdekenaantal 6
- Noodfluitaantal 6
- Powerbankaantal 6
- Mobiele telefoonaantal 4
- Naamstickeraantal 100
- Pennenaantal 20
- Klembordaantal 4
- Deelnemerslijstaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoeraantal 8
- LED-lantaarnaantal 12
- Batterijlampaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speakeraantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoeraantal 6
- Stekkerdoosaantal 4
- Oplaadkabelaantal 8
- Handkaraantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakaantal 8
- Afvalgrijperaantal 4
- Bezemaantal 4
- Blik en vegeraantal 4
- Emmeraantal 4
- Dweilaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de hoofdroute uiterlijk één week vooraf vast en loop deze daarna na op toegankelijkheid, obstakels en voldoende rustpunten. Maak meteen een kortere variant voor deelnemers die minder ver willen wandelen.
- Verstuur de routebeschrijving minstens vijf dagen vooraf en vraag tegelijk dieetwensen, telefoonnummers en contactgegevens na. Stuur na de definitieve weerscontrole nog één korte update met starttijd, eindpunt en kledingadvies.
- Controleer parkeerplaatsen en openbaar vervoer twee tot drie dagen vooraf; rond de jaarwisseling kunnen dienstregelingen en beschikbare plaatsen afwijken. Vermeld ook duidelijk waar deelnemers zich verzamelen.
- Maak routekaarten, pijlen en routeborden uiterlijk de dag ervoor klaar en label het materiaal per locatie. Neem voor donkere stukken naast zaklampen of hoofdlampen ook reflectiehesjes en zichtbare markering mee.
- Bereid de warme drank op de dag zelf zo dicht mogelijk bij vertrek en houd een aparte plek vrij voor bekers en thermoskannen. Laad alle mobiele telefoons volledig op en controleer de EHBO-set en reddingsdeken vóór de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een oudejaarswandeling organiseren?
- Begin minimaal twee weken vooraf met de route, start- en eindpunten en de uitnodigingen. Plan de definitieve route- en weercontrole in de laatste 24 uur voor vertrek.
- Hoeveel drank neem ik mee voor een oudejaarswandeling?
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon, afhankelijk van de temperatuur en wandelduur. Neem warme drank mee in thermoskannen en houd extra water achter de hand.
- Wanneer moet ik de route van een oudejaarswandeling controleren?
- Controleer de route eerst bij het vaststellen en loop haar opnieuw na op de dag vóór de wandeling. Doe op de dag zelf een laatste controle op obstakels, gladheid, verlichting en bewegwijzering.
- Wat moet ik regelen voor veiligheid tijdens een oudejaarswandeling?
- Zorg voor een deelnemerslijst, noodtelefoonnummers, opgeladen telefoons, een EHBO-set en zichtbare routeaanduiding. Gebruik bij donker weer reflectiehesjes, zaklampen of hoofdlampen en neem een reddingsdeken mee.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!