Oudejaarsloop organiseren: checklist en planning

Een oudejaarsloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt vergunningen, verkeersmaatregelen, EHBO, tijdregistratie en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Begin enkele maanden vooraf met datum, route en locaties; controleer in de laatste week vooral het weer, de medische gegevens en de routeborden. Op de dag zelf moeten inschrijving, startgroepen, bevoorrading en communicatie tegelijk goed lopen. Gebruik deze checklist om niets op het laatste moment te hoeven improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verzekering controleren
Start- en finishlocatie reserveren
Verkeersmaatregelen aanvragen
EHBO-post reserveren
Tijdregistratie regelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Route vooraf controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers afdrukken
2 personen
Medische gegevens controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
3 personen
Routeborden voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Materiaal uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalies inrichten
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Tijdregistratie installeren
2 personen
Route bewegwijzeren
8 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen

Event

Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Deelnemers registreren
5 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Kleedruimte begeleiden
2 personen
Startvak begeleiden
4 personen
Hardlopers wegsturen
3 personen
Routepost bemannen
10 personen
Waterpost bemannen
4 personen
Finish registreren
4 personen
Medaille uitreiken
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Finishgebied bewaken
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Jaarwisseling begeleiden
4 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routeborden verzamelen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Meubilair afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materiaal laden
6 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen
Materiaal retourneren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Sportmateriaal

Start- en finishboog
Startnummersaantal 350
Veiligheidsspeldenaantal 800
Hardloopmedaillesaantal 350
Markeerkegelsaantal 40
Routebordenaantal 35
Pijlbordenaantal 25
Afzetlintaantal 10
Sportflessenaantal 12
Stopwatchesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 25
Zaklampenaantal 12
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 8
Powerbanksaantal 8
Omroepinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Portofoonsaantal 12
Handlampenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2
Steekwagensaantal 2

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 12

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 400
Herbruikbare bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 150

Catering

Boodschappen

Decoratie

Oudejaarsversiering
Ballonnenaantal 200
Vlaggenlijnenaantal 12
Pionlintenaantal 6
Routepostbannersaantal 10
Prijzentafelkleedaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Tips

Leg datum, route, start- en finishlocatie minimaal 12 weken vooraf vast. Vraag vergunningen, verkeersmaatregelen en controle van de verzekering meteen daarna aan; sommige goedkeuringen nemen meerdere weken in beslag.
Plan per 25 tot 30 deelnemers minstens één vrijwilliger voor ontvangst, routebegeleiding of ondersteuning. Stuur de taakverdeling uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief starttijd, locatie en telefoonnummer van de coördinator.
Open de inschrijving uiterlijk 6 weken vooraf en sluit die bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de loop. Verzamel daarbij dieetwensen, medische gegevens en de gewenste startgroep, zodat startnummers en lijsten vooraf kunnen worden gesorteerd.
Controleer de route twee keer: één keer ongeveer 2 weken vooraf en nogmaals in de laatste 48 uur. Let vooral op ontbrekende routeborden, gladheid, obstakels en donkere stukken; neem voor de avond ook reflectiehesjes en zaklampen mee.
Test tijdregistratie, omroepinstallatie, microfoons en stroomvoorziening minimaal 1 dag vooraf. Laad laptops, tablets, telefoons en powerbanks volledig op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat de locatie opengaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een oudejaarsloop organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Open de inschrijving ongeveer 6 weken voor de start en leg de definitieve deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf vast.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een oudejaarsloop?: Dat hangt af van de route en de gemeente, maar controleer in elk geval toestemming voor het evenement en verkeersmaatregelen. Dien aanvragen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf in en vraag ook na of een EHBO- of verzekeringsbewijs nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een oudejaarsloop?: Reken op minimaal één vrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers voor ontvangst, route en ondersteuning. Voeg bij kruisingen, meerdere startgroepen of een avondroute extra verkeersbegeleiders toe en maak de indeling 7 dagen vooraf definitief.
Wanneer controleer ik de route en het weer voor een oudejaarsloop?: Controleer de route ongeveer 2 weken vooraf en opnieuw binnen 48 uur voor de start. Bekijk de weersverwachting in de laatste 3 dagen en pas bewegwijzering, kledingadvies, verlichting en veiligheidsmaatregelen zo nodig aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.