Organiser une Course de la Saint-Sylvestre : la checklist

Une Course de la Saint-Sylvestre se prépare comme une petite épreuve sportive, avec un départ, une arrivée, un parcours balisé et un dispositif de sécurité. Commence par fixer la date et l’itinéraire, puis réserve les lieux et demande les autorisations nécessaires. Les inscriptions, les bénévoles, le chronométrage et les besoins alimentaires doivent être suivis avant le jour J. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Demander des mesures de circulation
Réserver le poste de premiers secours
Gérer le suivi du temps
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer les dossards
2 personnes
Vérifier les données médicales
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Informer les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les comptoirs d’inscription
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer le système de chronométrage
2 personnes
Balisage du parcours
8 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes

Événement

Inscrire les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Encadrer le vestiaire
2 personnes
Encadrer le sas de départ
4 personnes
Renvoyer les coureurs
3 personnes
Tenir le poste de route
10 personnes
Tenir le point d'eau
4 personnes
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
Remettre la médaille
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Surveiller la zone d’arrivée
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Encadrer le passage à la nouvelle année
4 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les panneaux d'itinéraire
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter le mobilier
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Charger le matériel
6 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Médailles de course à piedqté 350
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de directionqté 35
Panneaux indicateursqté 25
Ruban de balisageqté 10
Bouteilles de sportqté 12
Chronomètresqté 6
Gilets réfléchissantsqté 25
Lampes de pocheqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Prixqté 12

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 3
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Lampes de pocheqté 8
Stations de rechargeqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Diablesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 12

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 400
Assiettes réutilisablesqté 250
Couvertsqté 250
Tasses à caféqté 150

Catering

Courses

Décoration

Décorations du Nouvel An
Ballonsqté 200
Guirlandes de fanionsqté 12
Rubans de balisageqté 6
Bannières de parcoursqté 10
Nappe pour table des prixqté 2

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de travailqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Conseils

Demande les autorisations et les mesures de circulation plusieurs semaines avant la course : le parcours peut nécessiter des délais administratifs plus longs que prévu.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ, recueillir les besoins alimentaires et vérifier les données médicales avant d’imprimer les dossards.
Prévois un responsable du chronométrage et teste le système de pointage, les chronomètres, les téléphones et les batteries externes avant l’arrivée des participants.
Fais une reconnaissance complète du parcours avant la course. Vérifie les panneaux, les cônes, le ruban de balisage et l’éclairage, surtout si une partie se déroule dans l’obscurité.
Donne aux bénévoles un poste précis, un gilet réfléchissant et des consignes écrites. Répartis-les avant l’ouverture du lieu afin que l’accueil, le parcours et l’arrivée soient couverts dès le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une Course de la Saint-Sylvestre ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de demander les autorisations, vérifier l’assurance, réserver les lieux et recruter les bénévoles.
Quand faut-il fermer les inscriptions à la Course de la Saint-Sylvestre ?: Ferme-les au moins 5 à 7 jours avant la course si tu dois imprimer les dossards et répartir les groupes de départ. Garde ensuite un délai pour traiter les modifications et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course de la Saint-Sylvestre ?: Prévois au minimum un bénévole par point de contrôle ou zone sensible, plus une équipe pour l’inscription, l’arrivée et le ravitaillement. Ajoute 2 à 3 personnes de réserve pour remplacer les absents le jour J.
Quand vérifier le parcours et le matériel ?: Fais une reconnaissance du parcours 3 à 7 jours avant l’épreuve, puis un dernier contrôle le jour même. Teste notamment le balisage, le système de pointage, la sonorisation, les rallonges et les batteries externes.

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