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Silvesterlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Silvesterlauf braucht mehr Vorlauf als nur eine gute Strecke. Du musst Route, Genehmigungen, Start- und Zielbereich, Zeitmessung, Erste Hilfe und Verkehrsmaßnahmen koordinieren. Gleichzeitig laufen Anmeldung, Startgruppen und Helferplanung weiter. Beginne mehrere Wochen vorher und prüfe in der letzten Woche Wetter, Material und medizinische Angaben. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Aufbau, Einweisung und einen kontrollierten Start.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Erste-Hilfe-Station reservieren

  • Zeiterfassung organisieren

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Startgruppen einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Route im Voraus prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Startnummern drucken

    2 Personen

  • Medizinische Daten prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Startnummern sortieren

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    3 Personen

  • Freiwillige informieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Material ausladen

    6 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereiche einrichten

    4 Personen

  • Start- und Zielbogen aufstellen

    4 Personen

  • Zeiterfassung installieren

    2 Personen

  • Route ausschildern

    8 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    6 Personen

  • Erste-Hilfe-Station einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Freiwillige anmelden

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    5 Personen

  • Startnummern ausgeben

    4 Personen

  • Umkleide begleiten

    2 Personen

  • Startbereich betreuen

    4 Personen

  • Läufer wegschicken

    3 Personen

  • Routeposten besetzen

    10 Personen

  • Wasserstation betreuen

    4 Personen

  • Zieleinlauf registrieren

    4 Personen

  • Medaille überreichen

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Zielbereich bewachen

    3 Personen

  • Ergebnisse prüfen

    2 Personen

  • Preise überreichen

    3 Personen

  • Fotomoment begleiten

    2 Personen

  • Jahreswechsel begleiten

    4 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser einsammeln

    6 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    6 Personen

  • Möbel abbauen

    6 Personen

  • Partyzelte abbauen

    6 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Material laden

    6 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

  • Teilnehmer verabschieden

    2 Personen

  • Material zurückbringen

    3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 40
  • AnmeldetischeAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4

Sportmaterial

  • Start- und Zielbogen
  • StartnummernAnz. 350
  • SicherheitsnadelnAnz. 800
  • LaufmedaillenAnz. 350
  • MarkierungskegelAnz. 40
  • WegweiserAnz. 35
  • WegweiserAnz. 25
  • AbsperrbandAnz. 10
  • SportflaschenAnz. 12
  • StoppuhrenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 25
  • TaschenlampenAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 40
  • PreiseAnz. 12

Ausstattung

  • Zeitmesssystem
  • LaptopsAnz. 2
  • TabletsAnz. 3
  • MobiltelefoneAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 8
  • Beschallungsanlage
  • MikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 12
  • HandlampenAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • WerkzeugkofferAnz. 2
  • SackkarrenAnz. 2

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 12

Küche

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 400
  • Mehrweg-TellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 150

Catering

  • Einkäufe

Dekoration

  • Silvesterdekoration
  • BallonsAnz. 200
  • WimpelkettenAnz. 12
  • AbsperrbänderAnz. 6
  • Routenpost-BannerAnz. 10
  • Tischdecke für den PreistischAnz. 2

Reinigung

  • BesenAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • AbfallgreiferAnz. 4

Tipps

  • Lege Route, Datum und Startzeit zuerst fest und beantrage Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen frühzeitig. Für Behörden, Versicherung und die Reservierung von Start- und Zielort solltest du mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf einplanen.
  • Öffne die Anmeldung spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche sowie relevante medizinische Angaben.
  • Plane die Helfer nicht nur für die Strecke ein: Du brauchst feste Zuständigkeiten für Anmeldung, Startgruppen, Zeitmessung, Erste-Hilfe-Station, Zielbereich und Abbau. Teile die Einsatzorte spätestens 3 Tage vor dem Lauf mit.
  • Prüfe Startnummern, Sicherheitsnadeln, Wegweiser, Markierungskegel, Absperrband und Warnwesten am Vortag. Sortiere die Startnummern nach Startgruppen, damit die Ausgabe am Anmeldetisch nicht kurz vor dem Start stockt.
  • Plane für Zeitmessung, Laptops, Tablets und Mobiltelefone eine Strom- und Ausfalllösung ein. Lade Powerbanks vollständig, lege Verlängerungskabel bereit und teste Zeitmesssystem, Mikrofone und Beschallungsanlage spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Silvesterlauf anmelden und genehmigen lassen?
Plane für Route, Genehmigungen, Versicherung, Verkehrsmaßnahmen sowie Start- und Zielort mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. Bei einer öffentlichen Strecke solltest du die zuständigen Stellen noch früher kontaktieren, weil Rückfragen mehrere Wochen dauern können.
Wann sollte die Anmeldung für einen Silvesterlauf öffnen?
Öffne das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Lauf. Schließe die Teilnehmerliste spätestens einige Tage vorher, damit du Startnummern drucken, Startgruppen einteilen und Ernährungswünsche berücksichtigen kannst.
Wann verschicke ich die Teilnehmerinformationen für den Silvesterlauf?
Sende Strecke, Startzeit, Startgruppe, Treffpunkt und organisatorische Hinweise spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Eine kurze Wetter- und Ausrüstungsinformation kannst du zusätzlich 1 bis 2 Tage vorher verschicken.
Was muss ich am Tag vor dem Silvesterlauf prüfen?
Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage, Strecke, Routenschilder, Startnummern, Zeitmessung, Erste-Hilfe-Ausstattung und Stromversorgung. Informiere die Helfer spätestens 24 Stunden vorher über Einsatzort, Beginn und Zuständigkeit.

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