Checklist voor een orkestconcert organiseren

Een orkestconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je regelt tegelijk de concertdatum, locatie, repetitieruimte, musici, partituren, publieksontvangst en techniek. Begin met de vaste afspraken en werk daarna toe naar drukwerk, kaarten, vrijwilligers en catering. Controleer in de laatste week vooral nooduitgangen, kabels, lessenaarlampen, stoelen en de beschikbaarheid van alle partijen. Gebruik deze checklist om niets op de concertdag zelf te moeten improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum bevestigen
Locatie reserveren
Repetitieruimte reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Musici bevestigen
2 personen
Partituren verzamelen
2 personen
Partijen controleren
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Programma laten drukken
Kaarten en polsbandjes bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Techniek afstemmen
2 personen
Partituren in mappen doen
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Instructies vrijwilligers delen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
4 personen
Stoelen voor orkest plaatsen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
Dirigentenlessenaar plaatsen
2 personen
Publieksstoelen opstellen
5 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Podiumverlichting testen
2 personen
Orkest ontvangen
2 personen
Instrumenten uitladen
5 personen
Orkest stemmen
8 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Pauzedranken klaarzetten
3 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Orkest bedanken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Instrumenten inladen
5 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Techniek afbouwen
2 personen
Locatie eindcontroleren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Orkeststoelenaantal 60
Publieksstoelenaantal 180
Tafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 60
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 4
Muziekstandaardlampenaantal 20

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Servies

Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Schoteltjesaantal 80
Gebaksbordjesaantal 80
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Tangenaantal 4
Scharenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Afwasteilenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakkar

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de locatie en repetitieruimte vroeg en leg een locatiebezoek vast. Controleer daar de publieksstoelen, orkeststoelen, muzieklessenaars, dirigentenlessenaar, nooduitgangen en beschikbare stroompunten.
Verzamel de partituren niet pas bij de laatste repetitie. Controleer per werk of alle partijen compleet zijn en doe ze uiterlijk enkele dagen voor het concert in gelabelde mappen.
Stem microfoons, microfoonstandaards, mengpaneel en luidsprekers tijdens het locatiebezoek af. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast en gebruik kabelmatten op plekken waar publiek of musici lopen.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe: ontvangst, kaarten of polsbandjes, garderobe, publieksstoelen en catering. Geef iedereen uiterlijk een week vooraf een korte briefing met aankomsttijd en aanspreekpunt.
Koel dranken op tijd en zet koffie, thee, waterglazen en hapjes apart van de publieksstroom klaar. Controleer dieetwensen en reserveringen voordat je boodschappen doet, zodat je op de concertdag niet hoeft na te bestellen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een orkestconcert organiseren?: Leg datum, locatie en repetitieruimte bij voorkeur minstens 3 maanden vooraf vast. Bevestig daarna de musici en stel het programma samen, zodat partituren, uitnodigingen en online publicatie nog op tijd kunnen volgen.
Wanneer moet ik de partituren voor een orkestconcert controleren?: Controleer alle partijen uiterlijk 2 tot 3 weken voor het concert. Leg ontbrekende of foutieve partijen direct vast en doe de complete set enkele dagen voor het concert in de mappen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een orkestconcert?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 1 voor kaarten of polsbandjes, 1 voor garderobe en 1 voor catering. Bij een grotere zaal voeg je per extra publieksingang minstens 1 persoon toe.
Wanneer regel ik de techniek en verlichting voor een orkestconcert?: Stem de techniek tijdens het locatiebezoek af en test alles uiterlijk 1 week vooraf. Controleer op de concertdag minstens 2 uur voor aanvang de microfoons, luidsprekers, podiumlampen, lessenaarlampen, kabels en stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.