Orchesterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Location möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Reserviere zusätzlich einen Proberaum und kläre, ab wann der Saal am Konzerttag für Aufbau, Technik und Einlass zugänglich ist.
• Stelle das Programm mindestens 6 Wochen vorher zusammen und verschicke die Noten anschließend gesammelt. Kontrolliere jede Partie und lege die Notenblätter spätestens am Vortag in beschriftete Mappen.
• Plane die Saaltechnik nicht erst beim Aufbau. Kläre bei einem Ortstermin, wie viele Mikrofone, Lautsprecher, Notenpulte, Verlängerungskabel und Kabelmatten gebraucht werden und wo die Stromanschlüsse liegen.
• Teile die Helfer für Einlass, Garderobe, Bühne und Catering mindestens 10 Tage vorher ein. Kontrolliere außerdem Notausgänge und Fluchtwege vor der Veranstaltung, statt diese Aufgabe an den Konzertabend zu verschieben.
• Kaufe Getränke und Snacks nach der bestätigten Anmeldezahl ein und kühle die Getränke mehrere Stunden vorher. Rechne für das erste Konzertintervall mit etwa 0,5 Liter Wasser pro Musiker und stelle Kaffee, Tassen sowie Serviertabletts vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Orchesterkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Proberaum. Programm, Musiker und Technik sollten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert feststehen.

Wann sollte ich die Einladungen für ein Orchesterkonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vorher, damit du Sitzplätze, Getränke und Snacks passend planen kannst.

Wie viele Proben braucht ein Orchesterkonzert?

Plane mindestens 2 bis 3 gemeinsame Proben ein, abhängig von Programm und Besetzung. Eine Generalprobe im Konzertsaal sollte möglichst 1 bis 2 Tage vorher stattfinden, damit Technik und Aufstellung geprüft werden können.

Was muss am Konzerttag zuerst erledigt werden?

Beginne 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass mit Bestuhlung, Notenpulten, Beleuchtung und Technik. Danach folgen Soundcheck, Sicherheitskontrolle, Getränkekühlung und die Vorbereitung von Einlass und Catering.

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