Checklist voor een operettevoorstelling organiseren

Een operettevoorstelling vraagt maanden voorbereiding, maar niet alle onderdelen hebben dezelfde deadline. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en muziekrechten vast. Daarna volgen cast, repetities, decor, kostuums en kaartverkoop. In de laatste weken verschuift de aandacht naar techniek, programmaboekjes, bezoekersinformatie en catering. Deze checklist helpt je de 62 taken en 42 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de voorstellingsdag niet nog achter ontbrekende microfoons, stoelen of partituren aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Voorstellingsdatum vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Repetitieruimte reserveren
Muziekrechten regelen
Cast beschikbaarheid controleren
Repetities inplannen
2 personen
Technische repetitie plannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Zitplaatsen indelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Programmaboekje opmaken
Programmaboekjes afdrukken
2 personen
Kaarten en polsbandjes klaarleggen
Decorstukken voorbereiden
4 personen
Kostuums controleren
3 personen
Kostuums herstellen
2 personen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Partituren ordenen
2 personen
Technische cues vastleggen
2 personen
Catering reserveren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Publieksinformatie ophangen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium en decor opbouwen
6 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Foyer inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Kostuums klaarleggen
3 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Technische doorloop uitvoeren
6 personen
Publiek ontvangen
6 personen
Kaarten controleren
3 personen
Programma's uitdelen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze begeleiden
4 personen
Publiek naar zaal begeleiden
4 personen
Voorstelling uitvoeren
18 personen
Eindapplaus begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Decor en rekwisieten afbouwen
6 personen
Kostuums verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Tafelsaantal 10
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 200
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Piano
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Muzieklessenaarsaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Printer

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Werklichtenaantal 4

Decoratie

Decorstukken
Achtergronddoek
Tafelkledenaantal 10
Bloemstukkenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Opslagbakkenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en repetitieruimte voordat je de voorstellingsdatum definitief communiceert. Controleer meteen de zaalcapaciteit, beschikbare stoelen, garderoberuimte en aansluitpunten voor piano, speakers en mengpaneel.
Regel muziekrechten en controleer de beschikbaarheid van de volledige cast vroeg in het traject. Plan daarna vaste repetitiemomenten en zet minimaal één aparte technische repetitie in de planning.
Open de kaartverkoop pas nadat de zitplaatsenindeling en bezoekersregistratie zijn ingericht. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de voorstelling, zodat de catering daarop kan worden afgestemd.
Controleer kostuums, decorstukken en rekwisieten niet pas op de generale repetitie. Plan een eerste controle enkele weken vooraf en herstel of vervang onderdelen voordat ze tijdens de voorstelling nodig zijn.
Maak op de laatste werkdagen één technische zaalronde: test microfoons, standaards, speakers, podiumspots, verlengkabels en stekkerdozen. Leg kaarten, polsbandjes, programmaboekjes, partituren en bezoekerslijst op een vaste plek bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een operettevoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met locatie, datum, muziekrechten en castbeschikbaarheid. Reserveer de repetitieruimte en maak binnen de eerste maand een repetitieplanning.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een operettevoorstelling starten?: Open de kaartverkoop ongeveer 8 tot 12 weken voor de voorstelling, zodra zaalcapaciteit en zitplaatsen duidelijk zijn. Werk de bezoekerslijst daarna wekelijks bij en sluit de definitieve telling uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer plan je de technische repetitie van een operette?: Plan de technische repetitie 1 tot 3 dagen voor de voorstelling, met cast, techniek en decor aanwezig. Reserveer voldoende tijd om cues, microfoons, podiumspots, speakers en kostuumwissels volledig door te lopen.
Hoeveel programmaboekjes moet ik laten drukken?: Druk het aantal verwachte bezoekers plus ongeveer 10 procent extra. Bij 120 verwachte bezoekers zijn dat bijvoorbeeld 132 programmaboekjes; laat de definitieve oplage uiterlijk 1 week vooraf controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.