Checklist voor een goed georganiseerde openwaterwedstrijd

Een openwaterwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten en deelnemers inschrijven. Je regelt tegelijk de locatie, waterkwaliteit, vergunningen, veiligheid, tijdwaarneming en communicatie met zwemmers en vrijwilligers. Begin met het wedstrijdconcept en werk daarna toe naar een gecontroleerd parcours en een duidelijke wedstrijddagindeling. Deze checklist helpt je om belangrijke zaken niet pas in de laatste week te ontdekken, zoals ontbrekende reddingscapaciteit, lege portofoons of niet-gesorteerde startnummers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Waterkwaliteit laten controleren
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Reddingsboten reserveren
EHBO-bezetting vastleggen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Vrijwilligersfuncties indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Route en boeien controleren
3 personen
Weersverwachting controleren
Wedstrijdmateriaal inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Prijzen en medailles klaarzetten

Event

Koelboxen vullen
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Registratietent opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Finishzone inrichten
4 personen
Boeien en lijn uitzetten
5 personen
Reddingsboten controleren
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Tijdwaarneming testen
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Deelnemers aanmelden
4 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Badges en polsbandjes controleren
2 personen
Parcoursbriefing geven
2 personen
Startgroepen naar start brengen
4 personen
Wedstrijd starten
4 personen
Zwemroute bewaken
8 personen
Finishers registreren
4 personen
Tijden verwerken
3 personen
Finishers van dekens voorzien
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Publiek informeren over afsluiting

Nazorg

Boeien en lijn verwijderen
5 personen
Reddingsmateriaal terugbrengen
3 personen
Tenten en afzetting afbreken
5 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Uitslagen publiceren
Gevonden voorwerpen registreren
Materiaal schoon en droog opslaan
3 personen
Huurmateriaal retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdboeienaantal 12
Startlijn
Finishlijn
Reddingsboeienaantal 8
Reddingsplankenaantal 2
Reddingsbotenaantal 2
Peddelsaantal 4
Startnummersaantal 150
Badmutsenaantal 150
Polsbandjesaantal 180
Veiligheidsvestenaantal 12
Fluitjesaantal 15
EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 30
Thermodekensaantal 20

Apparatuur

Tijdwaarnemingssysteem
Stopwatchesaantal 6
Tabletsaantal 3
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 6
Omroepinstallatie
Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Batterijenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Thermosflessenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Start- en finishbordaantal 2
Prijzentafelkleedaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 8 tot 12 weken vooraf de locatie, vergunningen en veiligheidsbezetting vast. Controleer meteen welke eisen gelden voor waterkwaliteit en reddingsboten; die afspraken zijn vaak lastiger op korte termijn te regelen.
Maak uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd de startgroepen, startnummers en vrijwilligersfuncties. Stuur deelnemersinformatie daarna in één bericht, met starttijd, route, badmutsen, polsbandjes en praktische aanwijzingen.
Controleer het parcours 1 dag vooraf en opnieuw op de wedstrijddag. Loop de positie van de wedstrijdboeien, startlijn en finishlijn na en spreek via portofoons af wie iedere zone bewaakt.
Test tijdwaarnemingssysteem, tablets, stopwatches, omroepinstallatie en microfoon minstens 2 uur voor de eerste start. Leg mobiele opladers, batterijen, verlengkabels en stekkerdozen apart klaar zodat een lege accu de uitslag niet vertraagt.
Plan drinken en eten op basis van het aantal deelnemers en vrijwilligers en vul de koelboxen vóór de briefing. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en zet herbruikbare bekers, borden en bestek op een vaste uitgifteplek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openwaterwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer de locatie en vraag vergunningen minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd aan, zodat er nog tijd is voor aanvullende veiligheidseisen.
Welke veiligheidsmaatregelen heb ik nodig bij een openwaterwedstrijd?: Werk een veiligheidsplan uit met reddingsboten, reddingsboeien, reddingsplanken, veiligheidsvesten, fluitjes en EHBO-bezetting. Controleer de bezetting en het materiaal uiterlijk 2 weken vooraf en herhaal de controle op de wedstrijddag.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie en startnummers regelen?: Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 weken vooraf. Deel startgroepen en startnummers ongeveer 2 weken vooraf in en verstuur de deelnemersinformatie daarna; sorteer startnummers en polsbandjes ten minste 1 dag voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een openwaterwedstrijd?: Dat hangt af van het aantal startgroepen, de route en het aantal veiligheidszones. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een indeling met aparte functies voor ontvangst, start, finish, parcoursbewaking, tijdwaarneming, EHBO en catering; plan per kritieke post minimaal 1 vervanger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.