Checklist para organizar una competición de aguas abiertas

Una competición de aguas abiertas exige coordinar el lugar, los permisos, la seguridad y la logística mucho antes del día de la prueba. Empieza por definir el formato y reservar el recinto; después confirma la calidad del agua, las embarcaciones de rescate y el personal sanitario. Las inscripciones, los grupos de salida y la información a los participantes deben quedar cerrados con antelación. Esta checklist reúne 62 tareas y 52 artículos para avanzar en el orden correcto y detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
2 personas
Reservar el recinto de la competición
Solicitar permisos
Hacer comprobar la calidad del agua
Desarrollar el plan de seguridad
3 personas
Reservar las embarcaciones de rescate
Asignar personal de primeros auxilios
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Asignar números de dorsal
2 personas
Distribuir las funciones de los voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar la ruta y las boyas
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Inventariar el material de la competición
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Ordenar dorsales y pulseras
2 personas
Preparar premios y medallas

Evento

Llenar las neveras portátiles
2 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Montar la carpa de registro
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la zona de meta
4 personas
Colocar boyas y línea
5 personas
Comprobar las botes de rescate
3 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el cronometraje
3 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Inscribir participantes
4 personas
Repartir los kits de inicio
3 personas
Comprobar badges y pulseras
2 personas
Dar briefing del recorrido
2 personas
Llevar los grupos de salida a la salida
4 personas
Iniciar la competición
4 personas
Vigilar la ruta de natación
8 personas
Registrar a los finalistas
4 personas
Procesar horarios
3 personas
Entregar mantas a los finalistas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Informar al público sobre el cierre

Seguimiento

Retirar las boyas y la cuerda
5 personas
Devolver el material de rescate
3 personas
Desmontar las tiendas y las vallas
5 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Publicar los resultados
Registrar objetos perdidos
Guardar el material limpio y seco
3 personas
Devolver el material de alquiler
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 30
Papeleracant. 6

Material deportivo

Boyas de competicióncant. 12
Línea de salida
Línea de meta
Boyas de rescatecant. 8
Tablas de rescatecant. 2
Botes salvavidascant. 2
Remeroscant. 4
Dorsalescant. 150
Gorros de bañocant. 150
Pulserascant. 180
Chalecos reflectantescant. 12
Silbatoscant. 15
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 30
Muestras térmicascant. 20

Equipo

Sistema de cronometraje
Cronómetroscant. 6
Tabletscant. 3
Walkie-talkiescant. 12
Cargadores móvilescant. 6
Sistema de megafonía
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Botellas térmicascant. 6

Decoración

Pósters del concursocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Cartel de salida y metacant. 2
Mantel para la mesa de premioscant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y encarga la comprobación de la calidad del agua con varias semanas de margen: sin esas confirmaciones, el recorrido y la fecha pueden quedar comprometidos.
Cierra el plan de seguridad antes de abrir las inscripciones. Define las embarcaciones de rescate, las boyas de rescate, las tablas y quién cubre los primeros auxilios.
Envía a cada participante la ruta, el reglamento, el grupo de salida y las instrucciones de dorsales y gorros de baño al menos 7 días antes.
Haz una prueba del recorrido antes de la competición: comprueba las boyas, las líneas de salida y meta, las comunicaciones por walkie-talkie y el sistema de cronometraje.
El día anterior, revisa el inventario completo y carga baterías, tablets, cronómetros y megafonía. Deja preparadas las neveras portátiles y separa dorsales, pulseras y chalecos por función.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de aguas abiertas?: Empieza como mínimo 8 semanas antes para reservar el recinto, solicitar permisos y comprobar la calidad del agua. Deja las inscripciones, los voluntarios y el material cerrados durante los últimos 7 días.
¿Cuándo hay que comprobar la calidad del agua?: Haz la primera comprobación antes de publicar la inscripción y repítela cerca de la fecha de la prueba según las exigencias locales. Revisa también el pronóstico del tiempo durante las 48 horas previas.
¿Cuántas embarcaciones de rescate hacen falta?: No existe una cifra única: depende de la distancia, el número de nadadores, la ruta y la normativa del recinto. Define la cobertura dentro del plan de seguridad y confirma las embarcaciones con al menos 2 semanas de antelación.
¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?: Envía el reglamento, el recorrido, el grupo de salida, el dorsal y las instrucciones prácticas al menos 7 días antes. Reenvía cualquier cambio importante el día anterior, junto con la previsión meteorológica.

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