Checklist pour organiser une compétition en eau libre

Une compétition en eau libre se prépare d’abord sur le plan administratif et de sécurité, puis sur le terrain. Il faut faire contrôler la qualité de l’eau, obtenir les autorisations, sécuriser le parcours et réserver les canots de sauvetage avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les départs, informer les participants et attribuer les rôles aux bénévoles. Cette checklist rassemble les 62 tâches et 52 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Demander les autorisations
Faire contrôler la qualité de l’eau
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Réserver les canots de sauvetage
Assurer la présence des secours
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Répartir les rôles des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier le parcours et les bouées
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inventorier le matériel de compétition
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Préparer les prix et les médailles

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter la tente d’inscription
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la zone d'arrivée
4 personnes
Installer les bouées et la ligne
5 personnes
Vérifier les canots de sauvetage
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le chronométrage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
3 personnes
Vérifier les badges et les bracelets
2 personnes
Donner le briefing du parcours
2 personnes
Amener les groupes de départ au départ
4 personnes
Lancer la compétition
4 personnes
Surveiller le parcours de natation
8 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Traiter les horaires
3 personnes
Fournir des couvertures aux arrivants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Informer le public de la fermeture

Suivi

Retirer les bouées et la ligne
5 personnes
Rapporter le matériel de secours
3 personnes
Démonter les tentes et les barrières
5 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Publier les résultats
Enregistrer les objets trouvés
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Bouées de compétitionqté 12
Ligne de départ
Ligne d’arrivée
Bouées de sauvetageqté 8
Planches de sauvetageqté 2
Canots de sauvetageqté 2
Pagaiesqté 4
Numéros de départqté 150
Bonnets de bainqté 150
Braceletsqté 180
Gilets de sécuritéqté 12
Siffletsqté 15
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 30
Marqueurs thermiquesqté 20

Équipement

Système de chronométrage
Chronomètresqté 6
Tablettesqté 3
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 6
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Glacièresqté 8
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Bouteilles isothermesqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneau départ et arrivéeqté 2
Nappe pour table des prixqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, les autorisations et la qualité de l’eau : prévoyez au moins plusieurs semaines pour obtenir les validations et adapter le parcours si nécessaire.
Finalisez le plan de sécurité avant les inscriptions. Il doit préciser les canots, les secours, les bouées de sauvetage, les planches et les moyens de communication entre les équipes.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et attribuer les numéros, bonnets et bracelets sans tri de dernière minute. Gardez une liste séparée pour les besoins alimentaires.
La veille, vérifiez le parcours, les bouées, les lignes de départ et d’arrivée, la météo et le système de chronométrage. Testez aussi les talkies-walkies, les chargeurs, les piles et la sonorisation.
Préparez les glacières, les récompenses et le matériel par zone : accueil, départ, arrivée, sécurité et ravitaillement. Cette répartition évite de chercher des dossards ou des gilets pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition en eau libre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander les autorisations, faire contrôler l’eau, confirmer les secours et recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition en eau libre ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant la course et fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de répartir les groupes, préparer les numéros et envoyer les consignes.
Quand vérifier la météo et le parcours ?: Consultez les prévisions 72 heures puis 24 heures avant le départ. Faites une dernière vérification du parcours, des bouées et des lignes le jour précédent, puis contrôlez leur position le matin de la compétition.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une compétition en eau libre ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de participants, mais répartissez les bénévoles au minimum entre l’accueil, les départs, l’arrivée, le chronométrage, le ravitaillement et la sécurité. Confirmez chaque rôle au moins 7 jours avant la course.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.