Openluchtvoorstelling organiseren: checklist en planning

Een openluchtvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en stoelen regelen. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over vergunningen, stroom, geluid, publieksindeling en wat er gebeurt bij regen. Werk van buiten naar binnen: bevestig eerst locatie en datum, leg daarna programma en materialen vast en plan de opbouw op de dag zelf. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij, zoals kabelmatten, bewegwijzering, dieetwensen en verlichting na zonsondergang.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Voorstelling en artiesten vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stoelen en tafels reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Weersverwachting en uitwijkplan maken
2 personen
Buren over het programma informeren
Vrijwilligers indelen
Draaiboek en contactlijst maken
Locatie op veiligheid inspecteren
2 personen
Publieksindeling uitzetten
2 personen
Programma en bewegwijzering afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Techniek en kabels testen
2 personen

Event

Terrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Speelvlak vrijmaken
3 personen
Podiumdelen en achterdoek plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting monteren
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Cateringtafels inrichten
3 personen
Programma- en infoborden plaatsen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Voorstelling begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze en publieksstroom begeleiden
3 personen
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
Publiek veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Restanten en afval verzamelen
4 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decor en bewegwijzering verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen controleren en drogen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Partytentenaantal 3
Podiumdelenaantal 8
Achterdoek

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Podiumdecoratie
Programmapostersaantal 12
Infobordenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukentangenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handdesinfectiepompenaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk enkele weken vooraf een uitwijkplan voor regen en wind. Controleer daarbij of partytenten, podiumdelen en geluidsapparatuur ook op de alternatieve plek passen.
Plan op de opbouwdag minimaal 2 uur voor techniek en inrichting. Test microfoons, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen vóór het publiek arriveert, niet tijdens het programma.
Zet kabels op looproutes direct vast met kabelmatten en inspecteer het terrein vóór je stoelen plaatst. Ledbouwlampen en batterijlantaarns zijn nodig zodra de voorstelling doorloopt na zonsondergang.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en geef de definitieve aantallen uiterlijk 3 dagen vooraf door aan degene die hapjes en dranken verzorgt.
Maak een contactlijst met artiesten, techniek, vrijwilligers en locatiebeheer. Geef vrijwilligers per onderdeel een duidelijke starttijd, bijvoorbeeld ontvangst, publieksbegeleiding, catering en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en artiesten. Reserveer stoelen, tafels en geluidsapparatuur zodra de datum vaststaat; wacht niet tot de laatste 2 weken.
Heb ik een vergunning nodig voor een openluchtvoorstelling?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid en lokale regels. Controleer dit uiterlijk 8 weken vooraf bij de gemeente en kijk ook of een melding, geluidsontheffing of toestemming van de locatie nodig is.
Wanneer test ik het geluid en de microfoons?: Test de volledige geluidsinstallatie op de opbouwdag minimaal 2 uur vóór aanvang. Controleer beide draadloze microfoons, statieven, muziekspeler, kabels en stroomaansluitingen op de plek waar ze worden gebruikt.
Wat doe ik bij regen tijdens een openluchtvoorstelling?: Leg uiterlijk 2 weken vooraf vast wanneer je naar de uitwijklocatie gaat en wie dat besluit neemt. Informeer publiek, artiesten en vrijwilligers zodra de weersverwachting aanleiding geeft, bij voorkeur minimaal 24 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.