Freiluftaufführung organisieren: die Checkliste für draußen

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. Für Nachbarn reicht eine Information kurz vor dem Termin nicht immer aus, besonders bei Musik und Abendveranstaltungen.
• Plane die Sitzordnung mit etwa 1 bis 1,2 m² Fläche pro Stuhl inklusive Durchgängen. Reserviere Klappstühle und Klapptische erst, wenn die erwartete Gästezahl aus den Anmeldungen feststeht.
• Teste Soundanlage, Funkmikrofone, Musikplayer und jedes Verlängerungskabel spätestens am Vortag gemeinsam. Kabelmatten müssen dort liegen, wo Publikum oder Helfer Wege kreuzen.
• Lege mindestens 48 Stunden vorher fest, wann bei Regen entschieden wird und wohin Publikum, Technik und Bühnenelemente ausweichen. Partyzelte schützen nicht automatisch vor starkem Wind; sichere sie und prüfe den Untergrund.
• Kühle Getränke einige Stunden vor Beginn und rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit Snacks und Geschirr nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Freiluftaufführung organisieren?

Starte etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen können danach folgen; Technik, Sitzplätze und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wie viele Stühle brauche ich für eine Freiluftaufführung?

Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Gästen sind das also 84 bis 88 Klappstühle, sofern keine Stehplätze vorgesehen sind.

Wann sollte ich den Wetterplan für eine Freiluftaufführung festlegen?

Lege den Ausweichort mindestens 48 Stunden vor Beginn verbindlich fest und prüfe die Vorhersage erneut am Veranstaltungstag. Informiere Helfer und Publikum sofort, wenn sich der Ablauf ändert.

Wie viel Technik braucht eine Freiluftaufführung?

Für Sprache und Musik brauchst du mindestens eine Soundanlage, ein Mikrofon und einen Mikrofonständer; bei wechselnden Sprecherinnen und Sprechern sind zwei Funkmikrofone praktischer. Teste die komplette Anlage inklusive Kabel spätestens am Vortag und plane zusätzliche Beleuchtung für Wege und Spielfläche ein.

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