Checklist para un espectáculo al aire libre
Un espectáculo al aire libre necesita más que contratar artistas y colocar unas sillas. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero el lugar, los permisos y el programa; después el público, la técnica y el plan por si cambia el tiempo. También incluye los detalles que suelen retrasarse, como probar los cables, informar a los vecinos y preparar la señalización. Así sabrás qué dejar listo con antelación y qué comprobar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Comprobar permisos y notificaciones
Fijar el espectáculo y los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar sillas y mesas
Reservar equipo de sonido
Preparar la previsión meteorológica y el plan alternativo
2 personas
Informar a los vecinos sobre el programa
Asignar voluntarios
Preparar el programa y la lista de contactos
Inspeccionar la seguridad del lugar
2 personas
Organizar la distribución del público
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar la técnica y los cables
2 personas
Evento
Cerrar el recinto
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar la zona de juego
3 personas
Colocar las piezas del escenario y el telón de fondo
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Colocar carteles del programa y de información
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
2 personas
Recibir al público
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Coordinar la presentación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el descanso y el flujo del público
3 personas
Coordinar la función de la noche
3 personas
Hacer salir al público de forma segura
3 personas
Seguimiento
Recoger restos y basura
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Comprobar y secar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 8
- Telón de fondo
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Bridascant. 100
- Cinta gaffercant. 6
Iluminación
- Focos LED de montajecant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 100
- Decoración del escenario
- Pósteres del programacant. 12
- Carteles informativoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de cocinacant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Linternascant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Portarrollos de papel higiénicocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el lugar, la fecha y los permisos antes de anunciar el espectáculo. Deja al menos 4 semanas para resolver notificaciones, condiciones del recinto o cambios de programación.
- Cierra el programa y los artistas antes de enviar las invitaciones. Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para calcular comida, bebidas, mesas y sillas.
- Prepara un plan alternativo para la lluvia y comunícalo junto con el programa. Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y vuelve a revisarla el mismo día.
- Haz una prueba completa de sonido y cables antes de que llegue el público. Revisa micrófonos, soportes, reproductor, alargadores, regletas y alfombrillas para cables, no solo que el equipo se encienda.
- Asigna responsables para recibir al público, vigilar la zona de juego y cerrar el recinto. Reserva los últimos 30 minutos para retirar materiales, recoger residuos y comprobar que no queda equipo conectado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?
- Empieza al menos 4 semanas antes para confirmar el lugar, tramitar permisos, fijar artistas y reservar el equipo. Dedica la última semana a las inscripciones, la compra, la señalización y la previsión meteorológica.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo para un espectáculo al aire libre?
- Consulta la previsión 48 horas antes y otra vez el mismo día. El plan alternativo debe estar decidido antes de enviar las invitaciones, para que el público sepa qué ocurrirá si llueve.
- ¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo al aire libre?
- Calcula una silla por persona inscrita y añade un margen del 10 % para cambios o acompañantes. Si esperas 80 personas, prepara unas 88 sillas y comprueba también cuántas mesas hacen falta.
- ¿Cuándo hay que probar el sonido y la iluminación?
- Haz una prueba completa el día anterior si es posible y otra al menos 2 horas antes de abrir el recinto. Comprueba micrófonos, conexiones, focos, guirnaldas y cables en la posición exacta que tendrán durante el espectáculo.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!