LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een geslaagde openluchtfilm

Een openluchtfilm vraagt meer voorbereiding dan alleen een beamer en een film. Je regelt vooraf de locatie, filmrechten, techniek, stroom en een plan voor regen. Op de dag zelf bouw je het scherm en geluid op, test je het filmbestand en richt je zitplaatsen, dekens, verlichting en snacks in. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in de juiste volgorde afhandelt en welke praktische details vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Filmrechten regelen

  • Film selecteren

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Weersverwachting controleren

  • Alternatief weerplan bevestigen

    2 personen

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Filmtechniek testen

    2 personen

  • Apparatuur reserveren

  • Boodschappenlijst maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Apparatuur ophalen

    2 personen

  • Filmbestand klaarzetten

  • Snacks portioneren

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Locatie inspecteren

    2 personen

  • Scherm opbouwen

    3 personen

  • Projector installeren

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Kabels veilig afwerken

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Dekens klaarleggen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Licht ophangen

    3 personen

  • Cateringstafel inrichten

    3 personen

  • Afvalpunten plaatsen

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Projectie en geluid testen

    2 personen

Event

  • Entree openen

    2 personen

  • Bezoekers verwelkomen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Snacks serveren

    3 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalpunten legen

    2 personen

  • Bezoekers naar zitplaatsen wijzen

    2 personen

  • Filmstart aankondigen

  • Projectie bewaken

  • Technische storingen oplossen

    2 personen

  • Uitgang begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Projector uitschakelen

    2 personen

  • Apparatuur afbouwen

    4 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen drogen en opbergen

    2 personen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Restanten gekoeld bewaren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klapstoelenaantal 100
  • Klaptafelsaantal 8
  • Picknickdekensaantal 30
  • Afvalbakkenaantal 8
  • Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Audiomixer
  • Laptop
  • HDMI-kabelsaantal 2
  • Verlenghaspelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelbruggenaantal 8

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 6
  • LED-lampenaantal 8
  • Lantaarnsaantal 6

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 120
  • Bordenaantal 120
  • Besteksetsaantal 120
  • Opscheplepelsaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Koelelementenaantal 20
  • Thermoskannenaantal 4
  • Popcornmachinesaantal 2
  • Scharenaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Programmapostersaantal 10
  • Richtingbordjesaantal 12
  • Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

  • Bezemsaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Dweilenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel filmrechten en locatie minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer ook of de locatie stroompunten heeft en of het geluid buiten zonder overlast gebruikt mag worden.
  • Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, luidsprekers en audiomixer uiterlijk 2 dagen vooraf samen. Controleer het volledige filmbestand, niet alleen het menu of de eerste minuut.
  • Maak een alternatief weerplan uiterlijk 1 week vooraf concreet. Bepaal waar apparatuur droog blijft, wie de beslissing neemt en wanneer je bezoekers uiterlijk informeert bij regen of harde wind.
  • Plan de opbouw ruim vóór zonsondergang: houd minstens 2 uur aan voor scherm, projector, geluid, kabelbruggen, stoelen en verlichting. Werk kabels direct veilig af, zodat bezoekers niet over verlenghaspels of stekkerdozen struikelen.
  • Zet dranken minstens 3 uur vooraf koud en portioneer snacks voordat de bezoekers komen. Reken per persoon op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en plaats afvalbakken zichtbaar bij de tafels en uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtfilm organiseren?
Begin 4 tot 6 weken vooraf met locatie, filmselectie en filmrechten. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week voor de vertoning het aantal bezoekers, dieetwensen en benodigde stoelen kent.
Hoeveel tijd heb je nodig om een openluchtfilm op te bouwen?
Plan minimaal 2 uur voor scherm, projector, geluid, stroom, kabels, stoelen en verlichting. Doe de volledige techniek test uiterlijk 2 dagen eerder en voer op de dag zelf nog een korte controle uit.
Wat doe je als het regent tijdens een openluchtfilm?
Bevestig uiterlijk 1 week vooraf een alternatief weerplan. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een beslissing op basis van de weersverwachting en informeer bezoekers meteen als de voorstelling wordt verplaatst of afgelast.
Hoeveel drank en snacks heb ik nodig voor een openluchtfilm?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koop snacks op basis van het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen die je minstens 1 week vooraf verzamelt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!