Organiser un cinéma en plein air sans rien oublier

Un cinéma en plein air se prépare en plusieurs étapes, et les oublis concernent souvent les droits de diffusion, l’alimentation électrique et le plan météo. Commence par réserver le lieu et sélectionner le film, puis cale les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel technique. Les derniers jours servent aux tests, aux courses et à la préparation du site. Le jour même, prévois assez de temps pour installer l’écran, le projecteur, le son, les assises et l’éclairage avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Organiser les droits de filmage
Sélectionner le film
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester la technique vidéo
2 personnes
Réserver l’équipement
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Préparer le fichier vidéo
Portionner les snacks
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Monter l'écran
3 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Brancher le son
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Préparer les couvertures
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Aménager la table de catering
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester la projection et le son
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir des snacks
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Indiquer les places aux visiteurs
2 personnes
Annoncer le début du film
Surveiller la projection
Résoudre les pannes techniques
2 personnes
Encadrer la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre le projecteur
2 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Conserver les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pliantesqté 100
Tables pliantesqté 8
Couvertures de pique-niqueqté 30
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Passages de câblesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Lanternesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 20
Thermosqté 4
Machines à pop-cornqté 2
Ciseauxqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Affiches du programmeqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Serpillièresqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et vérifie les droits de diffusion plusieurs semaines avant la séance. Sans autorisation adaptée, un film acheté ou disponible en streaming ne peut pas forcément être projeté en public.
Teste l’ensemble vidéo au moins 24 heures avant : ordinateur, fichier du film, vidéoprojecteur, écran, mixeur audio et haut-parleurs. Vérifie aussi que les câbles HDMI et les rallonges atteignent bien chaque appareil.
Arrête une décision météo au plus tard le matin même et communique-la aux inscrits. Prépare un lieu de repli ou une date de report ; une simple averse peut rendre les couvertures, les chaises et le matériel électrique inutilisables.
Pour l’accueil, prévois environ deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis adapte les courses au nombre d’inscrits. Mets les boissons au frais avant l’installation et portionne les snacks pour éviter une file dès le début de la séance.
Inspecte le terrain avant de monter l’installation : sol stable pour les chaises et l’écran, prises accessibles et cheminement dégagé. Sécurise chaque câble avec des passages de câbles avant d’allumer les guirlandes ou les lampes LED.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma en plein air ?: Prévois idéalement 3 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, régler les droits de diffusion, sélectionner le film, envoyer les invitations et réserver l’équipement.
Quand faut-il tester le projecteur pour un cinéma en plein air ?: Fais un test complet au moins 24 heures avant, puis vérifie à nouveau l’installation le jour même. La luminosité ambiante, la distance de projection et l’alimentation peuvent modifier le résultat sur place.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une séance en plein air ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée et la météo. Prévois aussi des pains de glace et des glacières pour garder les boissons fraîches jusqu’au début du film.
Que faire s’il pleut le soir de la projection ?: Décide du maintien ou de l’annulation au plus tard le matin même et préviens les inscrits dès que possible. Le plan de secours doit être défini avant les invitations, avec un lieu couvert ou une nouvelle date clairement indiquée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.