Openluchtfeest organiseren: checklist en planning
Een openluchtfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en drinken klaarzetten. Je moet rekening houden met wisselvallig weer, stroom, koeling, sanitair en een opbouw die op tijd klaar is. Begin met de gastenlijst en reserveer partytenten, tafels en stoelen ruim vooraf. Controleer in de laatste week de weersverwachting en zet eten, drank, licht en afvalpunten zo klaar dat je tijdens het feest niet alles tegelijk hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst definitief maken
Weersverwachting controleren
Partytent en tafels reserveren
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Broodjes voorbereiden
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Licht controleren
Toiletbenodigdheden aanvullen
Afvalpunten voorbereiden
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
2 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Eetgedeelte controleren
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels tussendoor afruimen
2 personen
Muziek bedienen
Verlichting inschakelen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 2
- Statafelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Scharenaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 80
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenhoudersaantal 8
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Tangen en lepelsaantal 12
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Koelelementenaantal 12
- EHBO-doos
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer partytenten, klaptafels en stoelen minimaal 3 tot 4 weken vooraf. Controleer ook of je de materialen zelf moet ophalen en hoeveel hulp je daarvoor nodig hebt.
- Maak de gastenlijst uiterlijk 7 dagen vooraf definitief. Verzamel tegelijk dieetwensen, zodat je boodschappen en hapjes niet op de laatste dag nog moet aanpassen.
- Plan de opbouw in deze volgorde: tenten, tafels en stoelen, buffet en drankenstation, daarna versiering, verlichting en geluidsinstallatie. Trek hiervoor minstens 2 uur uit bij een middelgroot feest.
- Koel dranken minstens 4 uur vooraf en gebruik meerdere koelboxen of drankdispensers in plaats van één centraal punt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het verbruik.
- Leg verlengsnoeren en stekkerdozen droog en buiten de looproute. Test de draagbare speaker, verlichting en het koffiezetapparaat uiterlijk 1 uur voor aankomst van de gasten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtfeest organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken vooraf met uitnodigingen en het reserveren van partytenten, tafels en stoelen. Zet de definitieve gastenlijst en dieetwensen 7 dagen voor het feest vast.
- Wanneer controleer ik het weer voor een openluchtfeest?
- Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 48 uur en 6 uur voor aanvang. Neem bij twijfel de partytenten en bevestigingsmaterialen op in je plan, ook als de voorspelling eerst gunstig is.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een openluchtfeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Zorg daarnaast voor extra water en houd gekoelde voorraad apart, zodat het drankenstation tijdens het feest aangevuld kan worden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een openluchtfeest op te bouwen?
- Plan minimaal 2 uur voor tenten, tafels, stoelen, buffet, drankenstation, verlichting en geluid. Begin eerst met constructies en stroom; versiering en eten kunnen daarna worden klaargezet.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!