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Open-Air-Fest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Open-Air-Fest braucht mehr Vorbereitung als eine Feier in geschlossenen Räumen: Wetter, Strom, Beleuchtung, Toiletten und Abfall müssen mitgeplant werden. Beginne mit Einladungen und Anmeldungen, damit du Mengen für Essen, Getränke, Geschirr und Sitzplätze berechnen kannst. Reserviere Zelte und Mobiliar frühzeitig und prüfe die Wettervorhersage spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag kommen Aufbau, Buffet, Getränkestation, Musik und Licht in einer festen Reihenfolge zusammen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gästeliste finalisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Partyzelt und Tische reservieren

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Salate vorbereiten

    2 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Licht prüfen

  • Toilettenbedarf auffüllen

  • Abfallstellen vorbereiten

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufstellen

    2 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Essbereich kontrollieren

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee ausschenken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Beleuchtung einschalten

  • Die letzten Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • KlappischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 60
  • BuffetischeAnz. 2
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 80
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • GetränkespenderAnz. 3
  • Zangen und LöffelAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • KühlelementeAnz. 12
  • Erste-Hilfe-Kasten

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Fest und erfasse dabei Ernährungswünsche. So kannst du Mengen für Salate, Snacks, Brötchen und Getränke passend einkaufen.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und reserviere Partyzelte, Tische und Stühle nicht erst am Veranstaltungstag. Plane außerdem Zeit für Abholung und Aufbau der Materialien ein.
  • Kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn in Kühlboxen und Getränkespendern. Für das erste Feststunde kannst du grob 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen und Eis separat bereithalten.
  • Baue zuerst die Zelte, Tische und Stühle auf, danach Buffet und Getränkestation. Stelle Geschirr, Besteck, Servierschalen und Servierplatten mit Deckel mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste bereit.
  • Prüfe Musik, Beschallungsanlage, Verlängerungskabel und Beleuchtung vor Einbruch der Dunkelheit. Richte Abfallstellen und Toilettenbedarf vor dem Fest ein, weil diese Punkte während des Aufbaus leicht vergessen werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Open-Air-Fest planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Einladungen und der Reservierung von Partyzelten und Mobiliar. Die Gästeliste und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Fest feststehen.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Open-Air-Fest prüfen?
Prüfe sie erstmals eine Woche vorher und erneut 48 Stunden vor Beginn. Am Veranstaltungstag genügt eine letzte Kontrolle etwa 4 Stunden vor dem Aufbau.
Wie viele Getränke braucht man für ein Open-Air-Fest?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Wasser sollte zusätzlich jederzeit an der Getränkestation bereitstehen.
Wann sollte man ein Buffet für ein Open-Air-Fest aufbauen?
Baue das Buffet etwa 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste auf. Salate, Snacks und Brötchen kannst du vorher vorbereiten, solltest sie aber bis kurz vor Beginn gekühlt oder abgedeckt lagern.

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