Zo organiseer je een openluchtdienst

Een openluchtdienst organiseren begint niet bij de stoelen, maar bij datum, locatie en een plan voor slecht weer. Leg daarna voorgangers, muzikanten en programma vast, zodat uitnodigingen en aanmeldingen op tijd kunnen starten. In de laatste week draait alles om techniek, leveringen, vrijwilligers en catering. Met dit plan houd je overzicht over zowel de dienst als de praktische afhandeling eromheen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Reserveringen maken
4
Voorgangers vastleggen
5
Muzikanten vastleggen
6
Programma samenstellen
2 personen
7
Liederen selecteren
2 personen
8
Uitnodigingen opstellen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotie online plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
16
Routebeschrijving delen
17
Leveringen bevestigen
18
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
19
Liturgie afdrukken
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Thee en koffie klaarzetten
2 personen
25
Apparatuur testen
2 personen
26
Materialen inladen
4 personen
27
Terrein inspecteren
2 personen
28
Parkeerroute markeren
2 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Podiumvloer plaatsen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Spreektafel plaatsen
2 personen
34
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
35
Microfoons aansluiten
2 personen
36
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Informatietafel inrichten
2 personen
40
Registratietafel inrichten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
3 personen
42
Buffettafels inrichten
3 personen
43
Servies klaarzetten
2 personen
44
Liturgieën neerleggen
2 personen
45
Toegangsroute vrijmaken
2 personen
46
Geluid volledig testen
3 personen
47
Programma doornemen
5 personen
48
Ontvangstteam positioneren
3 personen

Event

49
Bezoekers verwelkomen
4 personen
50
Aanmeldingen registreren
2 personen
51
Programma uitdelen
2 personen
52
Openluchtdienst begeleiden
4 personen
53
Geluidsinstallatie bedienen
2 personen
54
Muziek begeleiden
4 personen
55
Sprekers begeleiden
56
Koffie en thee serveren
4 personen
57
Hapjes serveren
3 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Buffet aanvullen
2 personen
60
Afval verzamelen
2 personen
61
Bezoekers informeren
2 personen
62
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
63
Avondprogramma begeleiden
4 personen
64
Buitenverlichting controleren
2 personen
65
Afscheid nemen van bezoekers
3 personen

Nazorg

66
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
67
Servies verzamelen
3 personen
68
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Tenten afbreken
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Afval afvoeren
3 personen
73
Terrein schoonmaken
4 personen
74
Toiletten controleren
2 personen
75
Apparatuur inladen
3 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Materialen schoonmaken
2 personen
78
Voorraad controleren
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
81
Restanten verdelen
2 personen
82
Locatie opleveren
2 personen
83
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klapstoelenaantal 100
Klaptafelsaantal 10
Partytentenaantal 2
Podiumdelenaantal 6
Spreektafel
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekerkabelsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 5
Bluetooth-luidspreker
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 5
Kabelmattenaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Dienbladenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Thermosflessenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Windlichtenaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 4
Klembordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en locatievoorwaarden uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf. Vraag ook na waar stroom, toiletten, parkeren en leveringen zijn toegestaan; die details worden vaak pas op de opbouwdag ontdekt.
Leg voorgangers en muzikanten eerst vast en stel daarna het programma en de liederen samen. Verzamel muziekbestanden minimaal 7 dagen vooraf en test speakers, mengpaneel en microfoons uiterlijk de dag voor de dienst.
Maak vrijwilligersrollen concreet: wijs per taak één verantwoordelijke aan en plan minstens één coördinator voor ontvangst, techniek en catering. Deel de routebeschrijving en werktijden uiterlijk 3 dagen vooraf.
Bevestig een slechtweerplan minstens 48 uur vooraf en koppel daar een duidelijke beslissingstijd aan. Controleer ook of partytenten, podiumdelen, kabelmatten en verlichting in dat scenario nog veilig kunnen worden gebruikt.
Werk de catering op basis van aanmeldingen en dieetwensen af en zet dranken minstens 2 uur vooraf koud. Bereken voor koffie en thee ongeveer 1 kop per persoon plus 10 procent reserve, en houd extra water beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een openluchtdienst organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Plan voorgangers en muzikanten in dezelfde eerste 2 weken, zodat het programma daarna zonder vertraging kan worden uitgewerkt.
Wanneer moet je een slechtweerplan voor een openluchtdienst maken?: Maak het plan uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig de uitvoering 48 uur voor de dienst. Spreek vooraf af wie beslist en hoe laat bezoekers, vrijwilligers, voorgangers en leveranciers worden geïnformeerd.
Hoeveel stoelen en bekers heb je nodig bij een openluchtdienst?: Zet voor elke aangemelde bezoeker één stoel klaar en reserveer 10 procent extra, dus 110 stoelen bij 100 aanmeldingen. Reken voor herbruikbare bekers minimaal 1,5 beker per persoon als afwas tussendoor niet mogelijk is.
Wanneer test je de geluidsapparatuur voor een openluchtdienst?: Test alle speakers, microfoons, kabels en stroomaansluitingen minimaal 24 uur vooraf en nogmaals tijdens de opbouw. Houd op de dag zelf minstens 60 minuten vrij voor een volledige soundcheck met voorganger en muzikanten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.